엑셀 '정말로' 잘하는 방법

실습 가이드

이번 강의에서는 엑셀을 엑셀답게 잘 활용하기 위해서 반드시 알아야 할 핵심 원칙을 소개합니다. 많은 분이 함수나 VBA를 자유자재로 다루는 것을 두고 엑셀을 잘하는 방법이라고 이야기합니다. 하지만 엑셀은 본래 '데이터베이스'에서 출발한 '스프레드시트' 프로그램입니다.

따라서 엑셀을 제대로 사용하려면 함수나 VBA를 능숙하게 다루는 것보다, '데이터를 체계적으로 구축하는 방법'을 이해하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 엑셀은 그동안 꾸준히 진화해 왔고, 지금 이 시간에도 새로운 기능이 계속해서 추가되고 있습니다.

그래서 복잡한 배열 함수나 고급 기능을 사용하지 않더라도, 데이터만 체계적으로 잘 구축한다면 클릭 몇 번만으로 훌륭한 실시간 데이터 분석 도구를 만들 수 있습니다.

이번 강의에서는 VLOOKUP 함수와 피벗테이블만 활용하여 데이터를 분석하는 방법을 살펴봅니다. 또한 데이터를 구조화해서 사용해야 하는 이유를 하나씩 짚어 보겠습니다.

엑셀은 '데이터'에서 시작합니다

엑셀은 지금도 진화하고 있습니다. 곧 오피스 365 사용자를 대상으로 엑셀 2019 업데이트가 공식적으로 적용될 예정입니다. 엑셀은 정말 다재다능한 프로그램이며, 크게 다음 세 가지 영역으로 구성되어 있다고 정리할 수 있습니다.

예전 엑셀에서는 아래와 같은 방식으로 자료를 처리해야 했습니다.

하지만 엑셀이 진화하면서 이제는 함수나 기능 자체보다 입력되는 ‘원본 데이터’의 중요성이 한층 더 강조되고 있습니다.

다시 말해, 예전에는 사용자가 엑셀의 함수와 기능을 직접 공부하고 활용해서 원하는 결과를 만들어 내야 했지만, 앞으로의 엑셀에서는 잘 구조화된 데이터만 갖추고 있다면 간단한 함수와 마우스 클릭 몇 번만으로도 원하는 결과를 손쉽게 얻을 수 있습니다.

월별로 시트가 나뉜 데이터의 문제점

아래 파일은 실무에서 흔히 사용되는 월별 매출관리 대장 양식입니다. 매월 판매 기록을 각각의 시트로 나누어 관리하고, '합계' 시트에는 해당 연도의 모든 월별 판매 기록을 모아서 출력하는 구조입니다.

이처럼 월별로 시트를 나누어 관리하면 다음과 같은 문제점이 발생합니다.

각 문제점에 대한 자세한 설명은 영상 강의에서 다루었습니다.

올바른 데이터 구조의 중요성

이러한 문제점을 해결하기 위해, 아래와 같이 데이터를 구조화하여 시트를 구성하면 훨씬 간결하면서도 효율적인 매출 분석 도구를 만들 수 있습니다.

본 강의에서 다루는 파일은 VBA 매크로 없이 온전히 엑셀의 VLOOKUP 함수와 피벗테이블 기능만 사용해 작성한 것으로, 여기에 간단한 VBA 코드 몇 줄만 더하면 한층 더 완성도 높은 매출관리 도구로 발전시킬 수 있습니다.

데이터를 구조화하면 아래와 같이 4개의 시트로 간결하게 구성할 수 있습니다.

영상에서 보여드린 것처럼, 엑셀에서 데이터를 구조화하여 입력하고 관리하면 앞서 언급한 여러 문제점을 한 번에 해결할 수 있습니다. 복잡한 함수나 고급 기능을 사용하는 것이 아니라, 엑셀의 기본 함수와 기본 기능만 적용해도 누구나 쉽게 효율적으로 자료를 관리할 수 있게 됩니다.

구조화된 데이터를 바탕으로 피벗테이블을 작성했다면, 이제는 피벗테이블의 슬라이서를 200% 활용할 차례입니다. 이번 강의에서는 슬라이서 두 개만 추가하여 아주 간단하면서도 강력한 매출 분석 도구를 만들어 보겠습니다.

이처럼 피벗테이블을 기반으로 슬라이서를 추가해 두면, 원하는 구매처별로 선택한 메뉴의 월별 판매량을 한 시트 안에서 실시간으로 확인할 수 있습니다.