데이터 1차 정규화 [기초]

실습 가이드

이번 강의에서는 엑셀을 엑셀답게 사용하기 위해 반드시 알아야 할 필수 스킬, 데이터 정규화를 다룹니다. 엑셀로 많은 양의 자료를 다루거나 데이터를 효율적으로 관리해야 하는 상황이라면, 데이터 정규화(특히 1차 정규화)는 반드시 익혀두어야 하는 개념입니다.

이번 강의에서는 '데이터 1차 정규화' 작업과, 엑셀에서 제공되는 가장 강력한 기능 중 하나인 '피벗테이블'의 기초 사용법을 함께 알아봅니다. 엑셀 정규화가 익숙하지 않더라도 1차 정규화의 기본만 이해하면 피벗테이블의 활용도를 200% 이상 끌어올릴 수 있습니다.

정규화는 엑셀을 포함한 모든 스프레드시트와 관계형 데이터베이스에서 데이터를 설계하는 과정을 의미합니다. 궁극적으로는 '데이터 테이블(엑셀에서의 각 시트)'을 최대한 작고 잘 조직된 형태로 만들어 서로 관계를 맺어 주는 작업이 데이터 정규화에 해당합니다. 데이터 정규화의 상세 설명은 아래 링크를 참고해 주세요.

[링크] 데이터베이스 정규화 이해하기

정규화는 공식적으로 총 6단계까지 존재합니다.

다만 실무에서는 3단계까지만 진행하면 '정규화되었다'고 보편적으로 표현하며, 3단계 정규화만 거쳐도 데이터 관계를 형성하는 데 큰 문제가 없습니다. 따라서 이번 강의와 다음 강의에서는 데이터의 3단계 정규화 과정을 차례대로 다룹니다.

엑셀로만 데이터를 관리하더라도, 피벗테이블을 효율적으로 활용하기 위해서는 1차 정규화의 개념만큼은 반드시 이해해 두기를 권장합니다.

거래처별 제품 목록

1차 정규화를 살펴보기 위해 거래처별 제품 목록 테이블을 예시로 확인해 보겠습니다. 1차 정규화의 가장 큰 목적은 '중복된 데이터 제거'입니다. 피벗테이블 사용 시 발생하는 문제의 절반 이상이 중복 데이터에서 비롯되는데, 이번 단계에서는 그 문제점을 함께 짚어봅니다.

아래 정규화되지 않은 표를 보면 담당자, 직통번호, 물품 분류 등 중복되는 데이터가 곳곳에 존재함을 확인할 수 있습니다.

담당자 열을 다른 위치로 옮겨 보았습니다. 담당자 열의 위치가 바뀌자 어느 담당자가 어떤 물품을 관리하는지 한눈에 파악하기 어려워지는 문제가 발생합니다.

공급가 데이터가 중복으로 존재하기 때문에 전체 공급가를 오름차순이나 내림차순으로 정렬할 때 문제가 생깁니다. 모든 공급가를 정렬하려면 사용자가 자료를 별도로 취합한 뒤 다시 정렬해야 하는 번거로움이 따릅니다.

아래 표에서 ID가 5번인 오뚜기는 우측 자리가 비어 있어, 새로운 물품이 추가되면 우측에 데이터를 그대로 삽입하면 됩니다.
반면 ID가 1번인 남양유업은 새로운 데이터를 추가할 때 어디에 입력해야 할지 기준이 모호합니다. 우측에 새 열을 추가해야 할지, 아래에 새 행을 만들어 자료를 삽입해야 할지 판단이 어렵습니다.

1차 정규화를 한 거래처별 제품목록

이제 엑셀에서 1차 정규화를 진행해 보겠습니다. 아래는 1차 정규화가 완료된 표이며, 이 과정을 거치면 정규화되지 않은 표에서 발생하던 3가지 문제점을 모두 해결할 수 있습니다.

엑셀에서 데이터 정규화를 통해 얻을 수 있는 가장 큰 장점은, 1차 정규화 한 번만으로 피벗테이블의 기능을 100% 활용할 수 있다는 점입니다. 피벗테이블을 만드는 절차는 매우 간단합니다.

엑셀 피벗테이블 삽입하기

1. 피벗테이블로 변경할 범위를 선택합니다.
   피벗테이블을 만들 때는 동적 범위 또는 표 형태로 지정하기를 권장합니다. 동적 범위나 표를 사용하면 이후 새로 추가되는 데이터를 자동으로 인식하므로, 피벗테이블의 원본 데이터를 새로 고침 한 번으로 손쉽게 갱신할 수 있습니다. 동적 범위에 관한 자세한 내용은 링크에서 확인할 수 있습니다.
   
2. [삽입] -> [피벗테이블] 버튼을 클릭합니다. (단축키: Alt + N + V)
   
3.  [피벗테이블 만들기] 팝업창이 뜨면 [확인] 버튼을 클릭합니다.