엑셀 vs 데이터베이스 (2/2)

실습 가이드

엑셀의 "WorkSheet(시트)"와 데이터베이스의 "Table"은 동일한 기능을 한다고 이해해도 무방합니다. 단, 데이터베이스는 각 행의 ID를 참조해 Record끼리 서로 연결되며, 엑셀은 각 셀이 독립적으로 동작한다는 차이점이 있습니다.

따라서 사용자가 별도의 ID(고유값)를 지정하지 않으면 시트(표) 간의 연결이 어렵습니다. 본 강의에서는 예제파일에 5개의 시트를 준비했으며, 각 시트 간 데이터 관계를 살펴보면서 엑셀과 데이터베이스의 차이점을 알아봅니다.

엑셀과 데이터베이스의 구조·형식 관련 차이점은 이전 강의인 엑셀 vs 데이터베이스 차이점 1탄에서 자세히 다루었으니 함께 참고하시기 바랍니다.

엑셀 데이터베이스 차이점 요약

편집 기론 보존 여부

엑셀: 편집기록 보존

엑셀로 작업하다 보면 데이터나 함수를 잘못 입력하거나 변경하는 일이 종종 발생합니다. 실수를 곧바로 발견하면 다행이지만, 작업이 어느 정도 진행된 뒤에 문제를 알아챘다면 어떻게 대응해야 할까요?

엑셀은 (*대부분의 MS 오피스 프로그램과 마찬가지로) 되돌리기/다시실행 기능을 기본으로 제공합니다.

되돌리기와 다시실행은 기본 16회, 최대 100회까지 설정할 수 있습니다. 변경 작업 기록의 최대 횟수를 늘리는 방법은 아래 링크에서 확인할 수 있습니다.

[링크] MS 홈페이지 변경작업 최대 기록 횟수 늘리는 방법

데이터베이스: 편집기록 보존 안 함

반면 데이터베이스는 데이터 변경이 발생해도 변경 기록을 별도로 남기지 않습니다. 그래서 기본적으로 Safe Mode(한 번의 작업으로 여러 행이 삭제되는 것을 방지)가 활성화되어 있으며, 테이블을 삭제(MySQL에서는 DROP이라고 표현합니다)할 때도 사용자에게 최종 확인 메시지를 띄운 뒤 작업이 진행됩니다.

따라서 데이터베이스를 운영할 때는 주기적인 '백업'이 반드시 필요합니다. 다만 편집 기록을 남기지 않는 만큼, 엑셀보다 월등히 빠른 작업 처리 속도를 보여줍니다.

문서 편집/출력 가능성

엑셀: 문서 편집/출력까지 가능

엑셀은 기본적으로 데이터 관리뿐 아니라 문서 편집과 출력까지 모두 처리할 수 있는 프로그램입니다. 간단한 업무용 양식이라면 MS 워드의 도움 없이 엑셀 안에서 편집과 출력을 마칠 수 있으며, 실제로 많은 기업이 엑셀 양식을 표준 문서로 활용하고 있습니다.

또한 자료 정리와 그래프 작성 측면에서 프레젠테이션 자료 제작에도 자주 사용되며, 대표 발표 도구인 파워포인트와의 데이터 연동도 매우 매끄럽습니다.

데이터베이스: 데이터 관리만 가능

데이터베이스는 '데이터 관리'만 수행할 수 있습니다. 즉 엑셀처럼 가져온 데이터를 그대로 문서화하거나 출력하려면 별도의 툴이 필요합니다.

MySQL 사용자가 많이 이용하는 WorkBench나 SQLYog 역시 데이터를 구조화하고 표 형태로 출력해 주는 단계까지만 지원하며, 출력된 데이터를 문서화하기 위해서는 또 다른 프로그램이 필요합니다. (*여기서 말하는 프로그램은 C+, Python, VB 등의 언어로 작성된 응용 프로그램을 의미합니다.)

데이터 동시 편집 가능성

엑셀이 데이터베이스에서 파생되었음에도 데이터베이스로서의 완전한 기능을 구현하지 못하는 가장 큰 이유는 '동시 편집이 불가능하다는 점'에 있습니다.

데이터베이스는 본래 '여러 노드(입력단자)에서 다수의 데이터가 동시에 입력되고, 입력된 데이터를 구조화해 보관하면서, 사용자가 원하는 값을 즉시 출력할 수 있는 상태'를 항상 유지해야 합니다.

반면 엑셀은 한 사용자가 파일을 편집하는 동안 다른 사용자는 같은 파일을 '읽기'만 가능할 뿐 동시 편집은 불가능합니다. 드롭박스나 구글드라이브에서 한 파일을 두 명 이상이 동시에 편집·저장할 때 '복사본'이 만들어지는 이유가 바로 여기에 있습니다.

최근에는 MS의 '원드라이브', 구글의 '구글시트' 등 동시 편집을 지원하는 스프레드시트 도구가 등장했지만 (*개인적인 의견으로는) 아직 데이터베이스를 대체할 수준에는 미치지 못합니다. 자료 변경 시 동기화 속도가 느리고, 파일을 공유·사용하기 위한 조건도 까다로워 실제 업무에 그대로 적용하기에는 한계가 있습니다.

예를 들어 원드라이브는 해당 파일을 반드시 원드라이브 폴더에 두어야 하며, 파일마다 권한을 별도로 부여해야 합니다. 구글시트는 일반적으로 사용하는 MS 엑셀과 자료 편집 방식·함수가 달라 일반 사용자가 곧바로 적응하기에 불편한 단점이 있습니다.

구글시트에 좀 더 관심이 있으시다면, 아래 영문 페이지 링크를 함께 참고해 보시는 것도 좋습니다.

Smackdown: Office 365 vs. G Suite collaboration (오피스 365와 G Suite 비교)

결론

A. 개인적인 의견

데이터가 1) 간단하고, 2) 일시적이며, 3) 10만 행 이하의 작은 규모라면 엑셀로 작업하시길 권장합니다.
엑셀로 데이터베이스를 구성할 때 데이터 관계가 3개 이하의 연결고리로 이루어진다면, 엑셀에서 제공하는 파워피벗과 파워쿼리만으로도 충분히 관계형 구조를 구현할 수 있습니다.

엑셀과 데이터베이스의 가장 큰 차이는 결국 '관리 수준'에 있습니다. 데이터베이스 기반으로 자료를 관리하려면 정규화 작업도 더 체계적으로 진행해야 하고, 데이터 구조를 변경할 때도 엑셀보다 한층 까다로운 절차를 거쳐야 합니다.

대신 엑셀에서 구현하기 어려운 1) 동시 편집, 2) 복잡한 쿼리 구조화, 3) 처리 속도, 4) 데이터 범용성이라는 강점을 확보할 수 있습니다.

B. 저는 현재 MySql을 'Back-End'로, 엑셀을 'Front-End'로 이용하고 있습니다.

최근에는 구글(GCP), MS(Azure), 아마존(AWS)에서 초보자도 쉽게 다룰 수 있는 인터페이스로 클라우드 기반 SQL 서버를 제공하고 있습니다. 모두 1년간 무료로 사용할 수 있는 크레딧을 제공하므로, 관심이 있으시다면 직접 체험해 보시길 권장합니다.