엑셀 → 데이터베이스, 언제 넘어가야 할까?

엑셀 vs 데이터베이스 차이점 3가지

1] 테이블간 관계 형성

엑셀과 데이터베이스의 가장 큰 차이점은 테이블 간의 관계 형성 여부입니다. 가장 흔한 예로 VLOOKUP 함수를 사용하는 상황을 살펴보겠습니다.

위 표에는 직원별 남은 연차 수와 직원 정보가 입력된 두 개의 표가 있습니다. 여기에서 연차가 10일 이상 남은 직원만 필터링한다고 가정해보겠습니다. 그런데 직원별 연차표에는 '사번'만 입력되어 있기 때문에, 직원 정보를 함께 확인하려면 VLOOKUP 함수로 두 표의 데이터를 연결해야 합니다.

물론 엑셀은 다양한 함수를 제공하기 때문에 데이터 사이에 관계를 형성하지 않아도 어렵지 않게 데이터를 가공할 수 있습니다. 다만 데이터 양이 많아지거나 다뤄야 할 데이터 종류가 늘어나면 함수만으로는 처리가 어려워지고, 처리 속도도 눈에 띄게 느려지는 문제가 발생합니다.

반면에 데이터베이스는 데이터 사이에 관계를 형성하여 여러 개의 표를 손쉽게 관리하면서도, 엑셀보다 훨씬 빠른 속도로 데이터를 처리할 수 있습니다.

2] 데이;터 시각화 가능성

엑셀과 데이터베이스의 또 다른 차이점은 데이터 시각화 처리 가능 여부입니다. 엑셀은 차트, 표, 피벗테이블 같은 시각화 기능을 기본으로 내장하고 있어, 별도의 외부 프로그램을 사용하지 않고도 엑셀 한 화면 안에서 데이터 입력·편집부터 시각화까지 모두 처리할 수 있다는 장점이 있습니다.

반면에 데이터베이스는 데이터 입력·편집을 중심으로 동작하며, 피벗테이블을 출력하거나 데이터를 시각화하려면 파워BI나 태블로 같은 별도의 시각화 프로그램을 함께 사용해야 합니다.

3] 동시 편집 가능성

엑셀과 데이터베이스의 세 번째 차이점은 다수(10명 이상) 사용자의 동시 편집 가능성입니다. 2021년 2월 기준, 주기적으로 업데이트되는 M365 버전은 공유 기능이 대폭 강화되어 최대 99명까지 동시 편집이 가능합니다. (다만 사용자 경험상 10명 이상이 동시에 편집할 때 지연이 발생한다는 의견이 있으며, 이 부분은 향후 기술이 발전하면서 점차 개선될 것으로 보입니다.)

실제로 현장에서 근무 중인 많은 직장인의 의견을 들어보면, 엑셀의 파일 공유 기능에 적지 않은 불편함을 느끼고 있으며, 이를 보완하기 위한 대안으로 구글 스프레드시트를 함께 사용하는 사례가 늘고 있다고 합니다.

엑셀의 파일 공유 기능은 M365 사용자 기준 원드라이브(비즈니스 365 사용자는 쉐어포인트 포함)를 통해 거의 실시간에 가까운 동기화가 가능할 만큼 빠르게 발전했습니다. 물론 엑셀과 데이터베이스의 본질적인 차이인 데이터 관계 형성으로 인해, 데이터 양이 많아지면 데이터베이스만큼의 처리 속도를 내기는 어렵습니다. 다만 현재 제공되는 엑셀과 구글 스프레드시트의 공유 기능은 현업에서 요구되는 대부분의 협업 시나리오를 충분히 감당할 수 있는 수준까지 발전했다고 볼 수 있습니다.

구글 스프레드시트 vs 엑셀 파일 공유 차이점 요약

이 외에도 엑셀과 데이터베이스의 차이점에 대한 자세한 설명은 아래 영상 강의에서 확인할 수 있습니다.

엑셀에서 데이터베이스로 언제 넘어가야 하나요?

그렇다면 엑셀에서 데이터베이스로 언제 넘어가야 할까요? 실무에서 고려해야 할 엑셀 → 데이터베이스 전환 시점은 크게 다섯 가지 상황으로 압축할 수 있습니다.

첫 번째는 그림이나 영상을 데이터베이스로 관리해야 하는 경우입니다. 엑셀에도 사진이나 문서를 첨부할 수 있지만, 첨부된 사진과 문서는 데이터로 관리되지 않고 시트 위에 얹혀 있는 형태로 삽입됩니다. 따라서 사진, 그림, 영상, 외부 문서를 DB로 체계적으로 관리해야 한다면 반드시 데이터베이스로 전환해야 합니다.

엑셀은 2007 이전 버전에서 65,536행, 2010 이후 버전에서 1,048,576행을 지원하며, 그 이상의 데이터는 입력이 제한됩니다. 따라서 100만 행을 넘는 대용량 데이터를 관리해야 한다면 반드시 데이터베이스로 넘어가야 합니다.

2021년 2월 기준, 엑셀 최신 버전인 M365 사용자는 공유 기능을 활용해 최대 99명까지 동시 편집이 가능합니다. 다만 실제 환경에서 10명 이상이 동시에 편집을 진행하면 지연 시간이 발생해 사용에 어려움이 따른다는 의견이 많습니다.

따라서 10명 이상의 사용자가 동시에 편집해야 하는 환경이라면, 엑셀에서 데이터베이스로 전환하는 편이 좋습니다.

네 번째는 인사 이동이 잦은 환경에서 데이터를 다루는 경우입니다. 엑셀은 다른 데이터 가공 프로그램에 비해 진입 장벽이 낮은 편이라, 별도의 전문 지식 없이도 마우스 조작만으로 손쉽게 데이터를 입력하고 가공할 수 있습니다. 다만 진입 장벽이 낮은 만큼, 사용자의 역량에 따라 활용도의 차이가 크게 벌어지는 프로그램이기도 합니다. 그러다 보니 전임자는 엑셀을 잘 활용하지만 새로 온 후임자는 그렇지 못한 경우, 또는 기존에 사용하던 엑셀 서식에 문제가 발생하는 경우, 문제를 해결하는 데에 적지 않은 시간이 소요되는 일이 자주 발생합니다.

따라서 인사 이동이 잦거나 업무 인수인계가 빈번한 환경이라면, 규격화된 데이터베이스 시스템을 활용하는 편이 더 안정적입니다.

마지막은 데이터 보안이 필요한 경우입니다. 사실 이 항목이 엑셀에서 데이터베이스로 넘어가야 하는 가장 중요한 이유라고 볼 수 있습니다. 엑셀은 파일을 공유할 때 시트 안에 담긴 데이터가 파일 자체에 포함된 형태로 전달되기 때문에, 아무리 암호로 철저히 보호하더라도 근본적으로 데이터 유출에 취약한 구조를 가지고 있습니다.

따라서 외부에 유출되어서는 안 되는 민감한 데이터를 다루거나 중요한 데이터를 외부 업체와 공유해야 하는 상황이라면, 엑셀 파일 대신 규격화된 프로그램이나 웹 페이지를 통해 데이터베이스로 공유하는 방식을 선택하는 것이 안전합니다.