엑셀 파일 크기 줄이기, 실전 노하우 완벽 정리

가장 효과적인 방법! xlsb 형식으로 저장하기

엑셀의 기본 저장 형식인 *.xls 또는 *.xlsx 파일을 바이너리 파일(*.xlsb)로 변경하면 최소 10%에서 최대 35%까지 파일 용량을 압축할 수 있습니다.

방법은 단 한 단계로 끝납니다. [파일] 탭에서 [다른 이름으로 저장]을 클릭한 후 파일 형식 목록에서 "Excel 바이너리 통합문서 (*.xlsb)"를 선택하여 저장하면 됩니다.

예제 파일을 바이너리 형식으로 다시 저장하면 23.6MB에서 14.3MB로 약 40% 가량 압축되는 것을 확인할 수 있습니다.

바이너리 형식(*.xlsb)을 사용할 때 알아두어야 할 주의사항과 장단점은 다음 표로 정리할 수 있습니다.

피벗테이블 원본 데이터 설정하기

피벗테이블이 포함된 엑셀 파일은 원본 데이터 설정을 변경하는 것만으로도 파일 용량을 크게 줄일 수 있습니다.

엑셀에서 피벗테이블을 생성하면, 화면에는 보이지 않는 '피벗 캐시'라는 데이터 복제본이 피벗테이블과 함께 저장됩니다. 피벗테이블은 원본 데이터가 아니라 이 피벗 캐시에서 값을 읽어오므로, 결과적으로 원본 데이터와 피벗 캐시가 중복된 형태로 저장됩니다.

피벗 캐시는 슬라이서나 보고서 연결 등 여러 피벗테이블이 함께 동작할 때 효율을 높여주는 역할을 합니다. 다만 피벗테이블을 단순 보고서 용도로만 활용한다면, 원본 데이터 저장 방식을 변경하여 파일 크기를 크게 압축할 수 있습니다.

1. 원본데이터 시트를 유지하고 파일 압축하기 (권장)

1. 피벗테이블 위에서 마우스 우클릭한 뒤, [피벗테이블 옵션]으로 이동합니다.

   

2. [피벗테이블 옵션] 창이 열리면 [데이터] 탭에서 '파일에 원본 데이터 저장' 항목을 체크 해제하고 '파일을 열 때 데이터 새로 고침' 항목을 체크합니다. 이후 [확인] 버튼을 클릭하여 설정을 마무리합니다.

   

3. 파일을 저장하면 용량이 줄어든 것을 확인할 수 있습니다. 예제 파일은 기존 18.8MB에서 14.3MB로 약 24% 가량 압축되었습니다.

   

2. 원본 데이터 시트를 완전히 제거하기

원본 데이터 시트 자체를 삭제하면, 피벗 캐시에 원본 데이터를 저장하지 않는 방법보다도 더 강력한 압축 효과를 얻을 수 있습니다. 단, 시트를 삭제하기 전에 반드시 '백업 파일'을 먼저 저장해 두어야 합니다.

1. 피벗테이블의 원본 데이터가 입력된 시트를 우클릭한 후 [삭제]를 선택하여 시트를 제거합니다.

   

   오빠두Tip : 만약 앞 단계에서 '파일에 원본 데이터 저장' 설정을 변경했다면, 기본 설정으로 되돌린 뒤 원본 데이터 시트를 삭제합니다.
2. 원본 데이터 시트를 삭제했으므로, [다른 이름으로 저장]을 통해 사본 파일로 저장합니다.
3. 저장한 후 용량을 확인하면 기존 18.8MB에서 7.38MB로 약 60.7% 가량 압축되었음을 확인할 수 있습니다.

   

화질 이미지 압축하기

인터넷에서 내려받은 고화질 이미지를 별도의 압축 없이 엑셀에 그대로 삽입하면, 파일 용량이 급격히 늘어납니다. 이를 방지하기 위해 엑셀에는 '그림 압축' 기능이 기본으로 내장되어 있으며, TinyPNG와 같은 무료 온라인 도구를 활용하면 품질을 유지한 채 이미지를 효과적으로 압축할 수 있습니다.

1. 예제 파일에서 압축할 그림을 선택한 뒤, [그림 서식] - [그림 압축]으로 이동합니다.

   

2. [그림 압축] 대화상자가 열리면 해상도를 '전자 메일(96ppi)'로 변경합니다. 다른 그림도 동일한 해상도로 적용해 줍니다.

   

   오빠두Tip : 단, IMAGE 함수로 불러온 이미지나 셀 안에 직접 삽입한 이미지는 항상 원본 해상도로 저장되며, 해상도를 별도로 변경할 수 없습니다.
3. 파일을 저장한 후 용량을 확인하면 기존 18.8MB에서 14.4MB로 약 23.4% 가량 압축되었음을 확인할 수 있습니다. 첨부된 이미지가 많을수록 압축 효과는 더욱 커집니다.

   

불필요한 함수를 값으로 변경하기

공유할 파일이 최종본이라면, 파일을 전달하기 전에 불필요한 수식을 값으로 변환하여 용량을 줄일 수 있습니다. 단, 수식을 값으로 변경한 뒤 저장하면 기존 수식을 다시 복구할 수 없으므로, 반드시 '복사본'으로 저장해야 합니다.

1. 먼저 시트에 사용된 수식을 확인합니다. [수식] 탭에서 [수식 표시]를 클릭하거나 단축키 Ctrl + '(키보드 숫자 '1' 왼쪽 키)를 누르면 시트의 모든 수식이 표시됩니다.
   
2. 또는 [홈] - [찾기 및 선택] - [이동 옵션]에서 '수식'을 선택한 뒤 [확인]을 누르면, 수식이 입력된 모든 셀을 한 번에 선택할 수 있습니다.

   

3. 수식이 입력된 범위를 선택한 후 Ctrl + C로 복사하고, Ctrl + Alt + V로 [선택하여 붙여넣기]를 실행합니다. 대화상자가 열리면 '값'을 선택한 뒤 [확인] 버튼을 클릭합니다.

   

4. 수식이 사용된 나머지 범위도 동일한 방식으로 모두 값으로 변환한 후, 파일을 복사본으로 저장합니다.
5. 저장된 파일의 용량을 확인하면 기존 18.8MB에서 17.2MB로 압축되었음을 확인할 수 있습니다.

   

불필요한 시트 제거하기

파일 안에 사용하지 않는 숨겨진 시트가 있다면, 이를 제거하여 추가로 용량을 절약할 수 있습니다. (시트를 삭제한 뒤에는 반드시 사본으로 저장해야 합니다.)

1. 파일의 시트 목록에서 임의의 시트 탭을 우클릭합니다. 우클릭 메뉴에 [숨기기 취소] 항목이 활성화되어 있다면 숨겨진 시트가 존재한다는 의미이므로 추가 확인이 필요합니다.

   

2. [숨기기 취소]를 선택해 숨겨진 시트를 모두 표시합니다.
3. "2017-2019" 시트의 데이터는 이번 보고서에 필요하지 않으므로 삭제합니다. 정리가 끝나면 파일을 저장합니다.

   

4. 저장 후 용량을 확인하면 기존 18.8MB에서 15.9MB로 약 15.4% 가량 압축되었음을 확인할 수 있습니다.

   

5. 지금까지 살펴본 바이너리 저장, 피벗테이블 원본 데이터 설정 변경, 이미지 및 함수 정리 등 모든 압축 방법을 함께 적용하면, 최초 23.6MB에서 4.48MB로 약 81%까지 파일 용량을 압축할 수 있습니다.