회사에서 인정 받는 보고서를 작성하는 가장 확실한 방법

엑셀 데이터 시각화 5가지 핵심 규칙

이번 수업에는 직장인이라면 꼭 알아야 할 엑셀 데이터 시각화 핵심 규칙 5가지를 실전 예제와 함께 자세히 알아보겠습니다.

규칙 1. 1페이지 = 1주제 담기

엑셀, PPT, 워드 등으로 보고서를 작성할 때 최우선으로 지켜야 할 규칙은 바로 '1 Page = 1 Title'입니다. 즉, 하나의 표(또는 차트)에는 전달할 주제가 1개로 명확히 작성되어야 한다는 의미입니다.

특히 보고서를 차트로 시각화한 경우에는, 별도의 글이나 말로 설명하지 않아도 누구나 메인 주제를 한눈에 이해할 수 있도록 차트를 작성해야 합니다.

규칙 2. 메인색상과 강조색상 정하기

실무에서 필요한 보고서 시각화의 핵심은 '올바른 색상(Color 또는 Theme)을 선택하는 것'입니다. 아래 차트를 비교해 보면 알 수 있듯이, 동일한 차트라도 색상 하나만 바꾸면 완전히 다른 인상을 줄 수 있습니다.

일반적으로 기본색은 차가운 계열(검정색, 파랑색, 남색 등)을 사용하며, 강조색은 따뜻한 계열(빨강색, 노랑색, 주황색 등)을 사용합니다.

보다 다양한 색 조합이 필요할 경우, 구글에서 '3 Color Combination', '4 Color Combination'으로 검색하거나 아래 사이트를 참고하면 실무에서 활용하기 좋은 색 조합을 손쉽게 찾을 수 있습니다.

엑셀에서 기본으로 제공하는 다양한 테마를 활용하는 방법은 아래 차트 만들기 5단계 영상강의를 참고하세요.

규칙 3. 숫자와 문자의 정렬 방향 지키기

보고서를 작성할 때 '반드시' 지켜야 할 규칙이 바로 '숫자는 오른쪽 정렬한다'입니다. 우리는 일상에서 숫자의 자릿수를 오른쪽부터 읽는 데 익숙하므로, 표 안의 숫자도 반드시 오른쪽 정렬로 작성해야 합니다. 아래 그림에서 알 수 있듯이, 숫자를 왼쪽이나 가운데로 정렬하면 가독성이 크게 떨어집니다.

규칙 4. 세로축은 필요한 곳에만 사용하기

엑셀로 보고서를 작성할 때, 세로축은 꼭 필요한 위치에만 적용합니다. 표 전체에 세로축을 그리면 '표가 전반적으로 답답하다'는 인상을 주기 쉽습니다.

따라서 더 여유롭고 시각적으로 깔끔한 표를 만들고 싶다면, 표의 세로축은 꼭 필요한 곳에만 사용합니다.

규칙 5. 천단위 구분기호는 반드시 표시하기

숫자를 표시할 때에는 '반드시' 천단위 구분기호를 표시합니다. 천단위 구분기호를 입력하는 방법은 다음 3가지가 있습니다.

1. 홈탭 - 표시형식 - [,] 를 클릭하는 방법
   : [홈] 탭 - [표시형식] - [,] 버튼을 클릭하면 선택한 범위의 서식이 '회계서식'으로 변경되면서, 숫자에 천단위 구분기호가 적용됩니다. 다만 이 방법은 숫자 오른쪽에 공백이 추가되므로, 오른쪽 공백 없이 숫자를 표시해야 할 때는 아래의 다른 방법을 사용합니다.
   
2. 단축키 Ctrl + Shift + 1 를 입력
   : 숫자가 입력된 범위를 선택한 후, 단축키 Ctrl + Shift + 1 을 누르면 범위의 서식이 '통화서식'으로 변경되면서 천단위 구분기호가 표시됩니다. 단, PC의 기본 통화가 달러($)로 설정된 경우 숫자 뒤에 소수점이 함께 표시될 수 있으므로 주의합니다.
3. 셀 서식을 변경
   숫자가 입력된 범위를 선택한 뒤, 우클릭 - 셀 서식으로 이동하거나 단축키 Ctrl + 1 을 눌러 셀 서식 대화상자를 실행합니다. 이후 '사용자 지정' 항목에서 아래 서식을 입력하면 숫자에 천단위 구분기호가 추가됩니다.

Tip 1. 표로 작성된 보고서에 입체감을 주는 방법

보고서에서 일부 강조 영역에 색 채우기를 적용할 경우, 위아래로 적절한 테두리를 추가하면 더욱 입체감 있는 보고서를 작성할 수 있습니다.

1. 배경색 채우기 : 강조할 영역을 선택한 후, [홈] 탭 - [채우기]를 회색(또는 다른 색)으로 변경합니다.
   오빠두Tip : 키보드 Ctrl 키를 누른 상태로 범위를 선택하면, 서로 떨어진 여러 범위를 동시에 선택할 수 있습니다.
2. 테두리 적용 : 배경색이 적용된 범위를 선택한 후 우클릭 - 셀 서식으로 이동하거나, 단축키 Ctrl + 1 을 눌러 셀 서식 대화상자를 실행합니다. 이후 [테두리] 탭으로 이동합니다.
3. 이후 위쪽 테두리는 채우기 색보다 조금 진한 색으로, 아래쪽 테두리는 그보다 한 단계 더 진한 색으로 추가합니다.
4. 채우기 영역에 그림자처럼 테두리가 적용되면서, 보고서가 한층 더 입체감 있게 완성됩니다.

Tip 2. 수식이 입력된 셀 따로 구분하기

엑셀로 작성한 보고서를 여러 사람과 공유할 때 자주 발생하는 문제는 '편집 가능한 셀(직접 입력하는 셀)'과 '수식이 입력된 셀'을 올바르게 구분하는 것입니다.

이 경우 직접 입력하는 셀의 글씨색을 '파란색'으로 지정하면 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다. 아래에서 직접 입력하는 셀만 한 번에 선택해 글씨색을 파란색으로 바꾸는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.

1. 범위 선택 : 값과 수식이 입력된 범위를 모두 선택합니다.
2. 이동 옵션 대화상자 실행 : 범위가 선택된 상태에서 [홈] - [찾기 및 선택] - [이동 옵션]으로 이동하거나, 단축키 Ctrl + G - [옵션]을 선택하여 이동 옵션 대화상자를 실행합니다.
3. 이동 옵션 대화상자가 열리면, '상수'를 선택합니다. 이후 '숫자'만 선택한 뒤 [확인] 버튼을 클릭하면 범위에서 '숫자'가 직접 입력된 셀만 한 번에 선택됩니다.
   
4. 글씨색 변경 : 선택된 셀의 글씨색을 '파란색'으로 변경하면, 직접 숫자를 입력하는 셀의 글씨색만 파란색으로 적용됩니다.