AI 시대에도 엑셀을 배워야 하는 이유와 공부법

AI로 넘어가는 엑셀 보고서와 대시보드

지금까지 엑셀은 크게 두 가지 목적으로 쓰였습니다. 첫째는 잘 정리된 원본 데이터, 즉 로우 데이터를 피벗 테이블이나 함수로 분석하고 정리하는 작업이고, 둘째는 집계된 데이터를 바탕으로 서식·보고서·대시보드를 만드는 작업입니다. 이 가운데 보고서와 대시보드를 만드는 작업은 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다.

• 문서화가 필요한 보고서는 아직 엑셀로 많이 만듭니다. 견적서나 제안서처럼 문서로 남겨야 하는 파일이 여기에 해당합니다.
  회사에서 쓰는 전용 프로그램이나 시스템이 없다면 아직은 엑셀만 한 도구가 없기 때문이죠.
  
• 대시보드나 한 장짜리 시각화 보고서는 엑셀 밖으로 넘어가고 있고, 이미 많이 바뀌었습니다.
  결과물의 퀄리티와 작업 속도가 비교하기 어려울 만큼 차이가 크기 때문입니다. 아직 대시보드를 엑셀로 만들고 있다면, 챗GPT 무료 버전에 아래와 같이 엑셀을 참고해 대시보드를 만들어 달라고 간단하게 요청해보세요. 몇 분 안에 대시보드가 만들어집니다.
  
  오빠두Tip : 엑셀 파일을 AI에 맡겨 작업할 때에는 보안 관련 사항을 꼭 먼저 살펴보는 것을 추천드립니다.

물론 AI가 잘 만들어 준다고 해서 아무것도 몰라도 클릭 한 번으로 끝나는 것은 아닙니다. 내가 어떤 스타일을 선호하는지, 우리 회사는 어떤 시스템을 지켜서 보고서를 만드는지 같은 최소한의 가이드는 미리 갖춰 두어야 합니다.

유명 기업이 스타일을 어떻게 적용하고 있는지 궁금하다면, 오빠두 홈페이지에 무료로 정리된 글로벌 300여 개의 디자인 시스템을 참고해보시길 바랍니다.

엑셀에 직접 입력하던 기록을 AI 관리 도구로 바꾸기

두 번째로 줄어들 일은 엑셀에 값을 직접 입력해서 관리하는 작업입니다. 아직 이렇게 관리하는 회사가 많지만, 엑셀에 값을 직접 넣어 관리하는 것은 생각보다 위험한 작업입니다.

• 원본이 망가질 수 있습니다.
  -> 값을 넣는다는 것은 그 파일이 곧 원본 데이터라는 뜻입니다. 사람이 직접 입력하다 보면 생각지 못한 실수로 원본이 망가질 가능성이 있습니다.
  
• 이전 버전으로 복구하기 어렵습니다.
  -> 버전 1, 버전 2처럼 파일을 매번 따로 남겨 두지 않는 이상, 엑셀 파일을 이전 버전으로 되돌리기가 생각보다 어렵습니다. 회사에서 옛날 버전 파일을 찾으려고 이메일을 뒤적이게 되는 이유입니다.
  

그래서 데이터를 안전하게 관리하려면 원본 데이터는 별도로 보관하고, 데이터를 입력하는 툴이나 화면을 따로 운영하는 것이 원칙입니다. 이 원칙을 알면서도 엑셀에 직접 입력해 온 것은 그런 도구를 만들기 어려웠기 때문인데, 이제는 AI로 누구나 쉽게 만들 수 있습니다.

• 사람이 하는 일은 강의 커리큘럼을 준비하고, 강의가 끝나면 완료 여부를 체크하는 것뿐입니다.
  
• 완료 여부를 체크하면 관리 툴이 세금계산서를 발행하고, 통장 입금 내역까지 자동으로 매칭해서 정리합니다.
  
  
  오빠두Tip : 보충 자료에 남겨드린 관리 툴 예제에서 강의에서 사용한 구조를 확인할 수 있습니다. 예제에 들어 있는 값은 더미로 만든 데이터입니다.

자동화 전 파일럿 단계에서 엑셀이 계속 남는 이유

개발자가 있는 큰 회사, 예를 들어 N사·S사·T사에서도 엑셀은 다 씁니다. 엑셀이 아니라면 구글 시트를 씁니다. 요즘은 코딩 지식이 없어도 AI로 툴을 만드는 일이 쉬운데, 훌륭한 개발자와 시스템을 갖춘 대기업은 왜 아직 엑셀을 쓰는 걸까요?

데이터를 편하게 보거나 관리하기 위해서도 쓰지만, 더 큰 이유는 완성된 도구를 만들기 전 테스트·파일럿 과정에서 잘 돌아가는지 테스트해 보는 데 아직 엑셀만 한 것이 없기 때문입니다.

• AI가 만든 결과물은 쓰다 보면 고칠 곳이 생깁니다.
  -> AI로 무언가를 만들면 처음에는 잘 나오지만, 막상 쓰다 보면 생각했던 것과 다르게 동작하거나 부족한 부분이 분명히 생깁니다. 앞에서 간단한 프롬프트로 만든 대시보드도 사람마다 고치고 싶은 부분이 있고, 어디를 고치고 차트는 어떻게 만들지 하나씩 맞춰 가는 과정이 필요합니다.
  
• 자동화도 마찬가지입니다.
  -> 무언가를 자동화하려면 수많은 성공과 실패를 겪는 과정이 필요하고, 한 번에 되는 자동화는 많지 않습니다. 스킬을 잘 쓰면 프롬프트 한 번으로 도구나 사무실을 만들 수 있다고들 하지만, 처음에는 잘 만들어진 것 같아도 어딘가 부족해 계속 바꿔 가야 합니다.
• 테스트 없이 만들면 낭비가 커집니다.
  -> 큰 프로젝트를 진행할 때 기획을 잘 세워야 결과가 좋은 것처럼, 테스트 없이 AI로 툴부터 만들면 고치는 과정에서 더 큰 시간과 토큰 낭비가 발생합니다.

그래서 무언가를 만들기 전에 먼저 테스트해 보고, 작업 순서가 어느 정도 자리를 잡았을 때 자동화를 도입하는 것이 좋습니다. 엑셀이 앞으로도 많이 쓰일 수 있는 이유가 바로 여기에 있습니다.

함수 암기보다 중요한 AI 시대 엑셀 공부법

이제는 예전처럼 엑셀에서 차트를 예쁘게 꾸미거나 복잡한 함수나 공식을 암기할 필요는 없습니다. 대신 다음 두 가지는 꼭 알고 있어야 합니다.

• 데이터를 어떻게 관리해야 하는지 알아야 합니다.
• 어떤 인풋으로 어떤 아웃풋을 만들어야 하는지 알아야 합니다. 가진 데이터를 가지고 어떤 아웃풋을 만들어야 내가 원하는 최종 결과물이 나오는지 아는 것입니다.

이런 작업은 내가 직접 하지 않더라도 AI에게 부탁하면 100%는 아니어도 상당 부분 잘 처리해 줍니다. 하지만 이것을 모르고 쓰는 것과 알고 쓰는 것은 큰 차이가 있습니다.

AI가 다 해 주는데 굳이 공부할 필요가 있느냐는 의견도 있습니다. AI에게 전적으로 맡겨서 작업하는 것도 나쁜 방법은 아니며, 그만큼 더 효율적인 작업에 시간을 투자할 수 있습니다.

다만 좀 더 단단하게 기반을 다져 가며 성장하고 싶다면, 기본적인 엑셀 도구 사용법과 데이터 관리 방법 정도는 익혀 두는 것이 많은 도움이 될 것 입니다.