엑셀 체크박스 업데이트 - 확인란 기능, 기초 완벽 가이드

엑셀 확인란 기능 기초 사용법

2023년 11월, M365 베타 채널 사용자에게 새로운 체크박스(확인란) 기능이 공개되었습니다. M365 베타 버전 사용자가 아니라면 아래 링크를 참고해 베타 버전으로 등록하면 새로운 확인란 기능을 미리 체험할 수 있습니다. 2023년 12월 기준 베타 버전 사용자에게만 제공되며, 추후 정식 버전에 정식 반영될 예정입니다.

1. 확인란 추가하기 : 새로운 확인란을 추가하는 방법은 간단합니다. 확인란을 넣을 셀을 선택한 뒤, [삽입] 탭 - [확인란]을 클릭하면 선택한 셀에 확인란이 추가됩니다.
   
2. 확인란은 넓은 범위에 한 번에 추가하거나 자동 채우기 기능을 사용해 편리하게 입력할 수 있습니다.
3. 확인란을 체크하거나 해제하면 셀 안의 값이 TRUE 또는 FALSE 로 자동 입력됩니다.
4. 확인란은 마우스로 직접 클릭하지 않아도 스페이스바로 상태를 손쉽게 변경할 수 있습니다. 더 나아가 여러 개의 확인란을 동시에 선택한 뒤 스페이스바를 누르면, 선택된 모든 확인란의 값이 한 번에 변경됩니다.
5. 확인란 서식 변경하기 : 셀 안에 추가한 확인란은 '글꼴 서식'으로 색상·크기·정렬 방향을 자유롭게 변경할 수 있습니다. 서식을 변경할 확인란을 선택한 뒤, [홈] 탭의 [글꼴]과 [정렬] 메뉴에서 원하는 색상과 크기, 정렬 방향으로 적용합니다.
6. 확인란에 적용한 서식은 [서식 복사] 기능으로 다른 범위에도 동일하게 적용할 수 있습니다. 확인란 범위를 선택한 상태에서 [홈] 탭 - [서식 복사]를 클릭해 서식을 복사한 뒤, 복사한 서식을 적용할 확인란 범위를 드래그해 선택하면 동일한 서식이 적용됩니다.
7. 확인란 지우기 : 확인란은 편리한 기능이지만 지울 때에는 '서식 지우기'를 사용해야 합니다. Delete 키로 지우면 아래 그림과 같이 셀 안에 흔적이 남습니다.
8. 따라서 확인란을 완전히 제거하려면, 확인란이 적용된 범위를 선택한 후 [홈] 탭 - [지우기] - [서식 지우기]를 클릭합니다.
   
   오빠두Tip : 단, 서식 지우기를 사용하면 확인란뿐 아니라 셀 안에 적용된 글꼴 색상·테두리·채우기까지 모두 제거되므로 주의해야 합니다.

예제1. 진행률 현황 보고서 만들기

1. 진행률 계산하기 : 예제파일을 다운로드한 뒤 [확인란기초] 시트로 이동합니다. 이어서 "발주 요청"부터 "구매팀 확인"까지 진행률을 체크할 확인란을 D3:H11 범위에 추가합니다.
2. 추가된 확인란의 색상과 크기를 보고서에 어울리도록 변경합니다.
3. COUNTIF 함수로 체크된 확인란의 개수를 셉니다. I3셀에 아래 수식을 입력하면 첫 번째 항목에서 체크된 확인란의 개수가 집계됩니다.
   =COUNTIF(D3:H3,TRUE)

   

   오빠두Tip : COUNTIF 함수는 한 번에 하나의 범위만 지정할 수 있습니다. 여러 개로 떨어진 범위의 확인란 개수를 세야 한다면 =SUM(범위*1, 범위*1..) 수식을 사용하면 편리합니다.
4. 체크된 확인란의 개수를 전체 항목 수로 나누면 진행률이 계산됩니다. I3셀의 수식을 아래와 같이 변경한 뒤 표시 형식을 백분율로 바꾸고 자동 채우기를 적용하면 진행률이 한 번에 산출됩니다.
   =COUNTIF(D3:H3,TRUE)/5

   

5. 데이터막대로 진행률 시각화하기 : 조건부 서식의 데이터 막대를 사용해 진행률을 시각화합니다. 진행률을 계산한 범위를 선택한 뒤 [홈] 탭 - [조건부서식] - [데이터 막대] - [기타 규칙]으로 이동합니다.
   
   오빠두Tip : 데이터 막대를 기본값으로 추가하면 막대의 범위가 "0%~100%"가 아니라 "0%~최대값%"로 자동 설정됩니다. 따라서 백분율 범위에 데이터 막대를 적용할 때에는 '기타 규칙'에서 막대 구간을 직접 설정하는 것이 좋습니다.
6. [새 서식 규칙] 대화상자가 열리면 최대값의 종류는 '숫자', 값에는 '100%'를 입력합니다. 이어서 채우기 색상과 칠 종류를 보고서 디자인에 맞게 조정합니다.
7. [확인] 버튼을 클릭하면 데이터 막대가 추가되며 진행률 현황 보고서가 완성됩니다.

예제2. 투두리스트 보고서 만들기

확인란은 셀에 TRUE 또는 FALSE 값을 입력하는 방식으로 동작합니다. 따라서 기존에 사용 중이던 엑셀 보고서에도 손쉽게 적용할 수 있다는 장점이 있습니다.

1. 완료 체크시 취소선 적용하기 : 예제파일에서 두 번째 시트인 [투두리스트] 시트로 이동한 뒤, 완료 여부를 표시할 D7:D15 범위에 확인란을 추가합니다.
   오빠두Tip : 투두리스트 서식을 만드는 방법은 아래 기초 영상 강의에서 자세히 정리했습니다.👇
   
2. 확인란을 체크했을 때 취소선을 적용할 영역인 B7:D15 범위를 선택한 뒤, [홈] 탭 - [조건부서식] - [새 규칙]으로 이동합니다.
3. [새 서식 규칙] 대화상자가 열리면 마지막 항목인 '수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정'을 선택한 뒤, 다음과 같이 수식을 작성합니다.
   =$D7=TRUE

   

   오빠두Tip : 조건부 서식과 셀 참조 방식으로 전체 행/열을 강조하는 원리는 아래 영상 강의에서 자세히 다루었으니 함께 확인해 보세요.👇
   
4. [서식] 버튼을 클릭한 뒤 [셀 서식] 대화상자에서, 조건이 만족될 때 적용할 서식으로 취소선과 글꼴 색상을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭해 조건부 서식을 적용합니다.
5. 이제 완료 항목을 체크하면 날짜와 주요 업무에 취소선이 적용됩니다.
6. 완료 시간 기록하기 : 다음으로, 완료 항목을 체크하면 완료 일시가 자동으로 입력되도록 공식을 추가합니다. 아래 공식을 복사해 완료 일시를 기록할 E7셀에 붙여넣기 합니다.
   =IF(체크박스=TRUE,IF(INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()))="",NOW(),INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()))),"")

   

7. 공식의 "체크박스" 부분을 지우고, 확인란이 입력된 셀 주소로 변경합니다. 예제파일을 기준으로 D7로 변경한 뒤 수식을 입력합니다.
8. 수식을 입력한 뒤 자동 채우기로 서식을 완성합니다. 이제 완료 항목을 체크하면 완료 시간이 기록됩니다. 위 공식으로 입력된 완료 시간은 파일을 종료하거나 다시 열어도 그대로 유지되므로, 기록을 남겨야 하는 다양한 보고서에 활용할 수 있습니다.
   오빠두Tip : 현재 시간을 기록하는 공식의 동작 원리는 이전 영상 강의에서 자세히 정리했습니다.👇
   
9. 순환참조 오류 발생 시 해결방법 : 완료를 클릭했을 때 아래와 같이 '수식이 해당 자체 셀을 직접 또는 간접적으로 참조하는 순환 참조가 하나 이상 있습니다.' 라는 오류가 발생할 수 있습니다.
10. 순환참조 오류가 발생하면, [파일] 탭 - [옵션] - [수식] 에서 '반복 계산 사용'을 체크해 오류를 해결할 수 있습니다.
    

예제3. 가로/세로 필터링 동적 차트/보고서 만들기

이전 강의에서 소개한 '가로/세로 필터링' 공식과 확인란을 함께 활용하면, 사용자가 더 편리하게 조작할 수 있는 보고서를 만들 수 있습니다.

1. 목록상자 만들기 : 예제파일의 [체크박스 필터링] 시트로 이동한 뒤, 학년을 선택할 목록상자를 추가합니다. I6셀에 아래 수식을 입력해 학년 고유 목록을 만듭니다.
   =UNIQUE(B6:B17)

   

2. 목록상자를 만들 L4셀을 선택한 뒤, [데이터] 탭 - [데이터 유효성 검사]를 실행합니다. [데이터 유효성] 대화상자가 열리면 제한 대상으로 '목록'을 선택하고, 원본 범위를 다음과 같이 작성한 뒤 [확인] 버튼을 클릭하면 학년을 선택하는 목록상자가 완성됩니다.
   =$I$6#

   

   오빠두Tip : 엑셀 2021 이후 버전에 새롭게 추가된 분산 범위와 해시기호의 자세한 사용법은 아래 영상 강의를 참고하세요.👇
   
3. 동적 가로세로 필터링 보고서 완성 : 가로/세로 필터링을 손쉽게 적용할 수 있도록 확인란을 추가합니다. K2:P2 범위를 선택한 뒤 [삽입] 탭 - [확인란]을 클릭해 확인란을 추가하고, 색상과 크기를 보고서에 어울리게 조정합니다.
4. K5셀을 선택한 뒤 아래 공식을 입력합니다. 이 공식에서 VSTACK 함수는 여러 배열을 세로로 쌓도록 동작하며, FILTER(K1:P1,K2:P2=TRUE)는 머리글 영역을, FILTER(FILTER(B5:G17,B5:B17=L4),K2:P2)는 필터링된 값 영역을 출력합니다.
   =VSTACK(FILTER(K1:P1,K2:P2=TRUE),FILTER(FILTER(B5:G17,B5:B17=L4),K2:P2))

   

   오빠두Tip : 가로/세로 필터링 공식의 동작 원리는 아래 영상 강의를 참고하세요.