엑셀 찾기 및 바꾸기의 정렬기능 활용 방법

찾기 및 바꾸기 + 정렬 기능 소개

"엑셀의 찾기 및 바꾸기로 검색한 값도 정렬할 수 있다"는 사실, 알고 계셨나요? 엑셀이 기본 제공하는 필터와 정렬 기능을 활용하는 방법도 있지만, 실무에서 데이터를 다루다 보면 필터와 정렬 기능을 사용할 수 없는 상황이 종종 발생합니다. 대표적으로 다음 두 가지 경우입니다.

1. 범위에 병합된 셀이 포함된 경우
   정렬할 범위 안에 병합된 셀이 포함되어 있으면 "이 작업을 수행하려면 병합하려는 모든 셀의 크기가 동일해야 합니다."라는 오류 메시지가 출력됩니다.

   

2. 범위에 소계나 부분합이 포함된 경우
   정렬할 범위 안에 소계나 부분합이 포함되어 있으면 데이터가 의도와 다르게 정렬되는 문제가 발생합니다.

   

이러한 상황에서는 찾기 및 바꾸기의 값 정렬 기능을 활용하여 원하는 값만 선별하거나 서식을 일괄 변경할 수 있습니다. 이번 강의에서는 찾기 및 바꾸기의 값 정렬 기능으로 메모를 일괄 삽입하는 방법과, 특정 조건을 만족하는 셀의 서식을 변경하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.

정렬 기능으로 메모 일괄 삽입하기

1. 예제파일을 실행한 뒤 '1'번 시트로 이동합니다. 이번 예제에서는 월 판매 개수가 1,000~1,200 사이인 셀에 '매출이익 확인 필요'라는 메모를 한 번에 삽입하는 방법을 알아보겠습니다.

   

2. 비어있는 셀을 우클릭한 뒤 [새 메모(N)]를 선택하여 '매출이익 확인 필요'라는 안내 메시지를 입력합니다. 이후 메모의 크기를 입력한 텍스트에 맞춰 적당히 조절합니다.
   [엑셀Tip] M365 버전을 사용 중이라면 단축키 N으로 새 메모를 삽입할 수 있습니다.

   

3. 메모를 삽입한 셀을 우클릭한 뒤 [메모 표시/숨기기]를 선택하면 시트 위에 메모가 항상 표시됩니다.

   

4. [홈] - [찾기 및 선택] - [찾기]로 이동하거나 단축키 Ctrl + F 로 찾기 및 바꾸기 대화상자를 실행합니다. 이후 찾을 내용에 '1???'을 입력한 뒤 [모두 찾기] 버튼을 클릭합니다.
   [엑셀Tip] '?'는 문자 한 개를 대체하는 만능문자입니다. 따라서 '1???'은 1로 시작하는 4자리 문자를 검색하는 조건이 됩니다. 만능문자에 대한 자세한 설명은 아래 관련 포스트를 참고하세요.
   

   

   [엑셀Tip] 엑셀의 찾기 및 바꾸기는 기본적으로 찾을 값 앞뒤에 별표(*)를 추가하여 해당 값을 포함하는 셀을 검색합니다. 따라서 와일드카드를 사용하여 값을 정확히 검색하려면 반드시 검색 옵션에서 '전체 셀 내용 일치'를 활성화해야 합니다.

5. 찾기 및 바꾸기의 기본 정렬 순서는 '셀 주소 기준'입니다. 검색된 목록에서 [값] 헤더를 클릭하면 값 기준으로 오름차순 정렬됩니다.
   [엑셀Tip] 오름차순으로만 정렬할 수 있으며, 내림차순 정렬은 지원하지 않습니다.

   

6. 메모가 입력된 셀을 복사합니다. (단축키 Ctrl + C)

   

7. 찾기 및 바꾸기의 검색 목록에서 1,000과 1,200 사이의 값을 모두 선택합니다. 첫 번째 값을 선택한 상태에서 Shift 키를 누른 채 마지막 값을 클릭하면 범위 내 모든 값을 한 번에 선택할 수 있습니다.

   

8. 이후 시트의 선택된 셀을 우클릭한 뒤 [선택하여 붙여넣기]로 이동하여 [주석 및 메모]를 선택한 후 [확인]을 눌러 마무리합니다.

   

9. 월 판매 개수가 1,000~1,200 사이인 셀에 메모가 일괄 삽입되었습니다.
   [엑셀Tip] 메모가 입력된 범위를 선택한 뒤 [메모 삭제]를 클릭하면 삽입된 메모를 한 번에 삭제할 수 있습니다.

   

서식 찾기 + 정렬 기능 응용 예제

찾기 및 바꾸기의 서식 찾기 기능과 정렬 기능을 함께 활용하면 조건부 서식만으로는 처리하기 어려운 다양한 문제를 해결할 수 있습니다.

이번 예제에서는 노란색으로 채워진 셀 중 값이 1,200 이하인 경우만 선택하여 배경색을 빨간색으로 변경하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. [홈] - [찾기 및 선택] - [찾기]로 이동하거나 단축키 Ctrl + F 로 찾기 및 바꾸기 대화상자를 실행합니다. [옵션(T)] 버튼을 클릭하면 찾기 및 바꾸기의 상세 옵션 창이 활성화됩니다.
2. [서식] 버튼을 클릭한 뒤 [채우기]에서 채우기 색상으로 노란색을 선택하고 [확인]을 눌러 검색할 서식을 지정합니다.
   [엑셀Tip] 또는 서식 찾기 창의 왼쪽 아래에 있는 [셀에서 서식 선택]을 클릭하면 특정 셀의 서식을 그대로 불러올 수 있습니다. 다만 [셀에서 서식 선택]으로 가져올 경우 채우기·테두리·글꼴 등 모든 서식이 함께 적용되므로, 이번 예제처럼 배경색만 검색 조건으로 사용하려면 서식을 직접 지정해야 합니다.

   

3. [모두 찾기] 버튼을 클릭하면 채우기 색상이 노란색인 셀이 한 번에 검색됩니다. 이후 값을 오름차순으로 정렬한 뒤 1,200 이하인 셀만 한 번에 선택합니다.

   

4. 시트에서 셀을 우클릭한 뒤 [셀 서식]으로 이동합니다. 이후 채우기 색상을 빨간색으로 변경하면 배경색이 노란색인 셀 중 값이 1,200 이하인 경우만 배경색을 빨간색으로 바꿀 수 있습니다.