엑셀 x 워드 메일머지 사용법

메일머지란 무엇인가요?

메일머지(Mail Merge)는 엑셀로 작성된 '원본 데이터'와 워드로 작성된 '서식 파일'을 결합해 하나의 문서로 완성하는 기능을 의미합니다. 동일한 서식으로 여러 사람에게 발송하는 배포물(예: 가정통신문, 회사 안내문) 제작에 매우 유용하게 사용됩니다. 이번 강의에서는 마이크로소프트의 엑셀과 워드를 사용한 방법을 다루지만, 한글·한셀 등 대부분의 문서 프로그램에서도 동일한 원리로 메일머지 기능을 활용할 수 있습니다.

메일머지를 사용하려면 아래 두 개의 파일이 반드시 준비되어야 합니다.

메일머지의 동작 원리는 단순합니다. 기본 서식에서 각 항목이 들어갈 자리에 아래 그림과 같이 항목명을 지정해 입력합니다.

기본 서식은 그대로 유지된 채, 엑셀 파일에 입력된 모든 데이터를 한 행씩 순회하며 서식 파일이 자동으로 채워집니다.

메일머지 사용 시 참고사항

첫번째 : 다음레코드 규칙 사용하기

메일머지의 각 항목은 '페이지 번호'를 기준으로 다음 레코드로 넘어갑니다. 따라서 한 페이지 안에 여러 개의 서식을 인쇄해야 할 경우 'Next Record(다음 레코드)' 규칙을 사용합니다.

1. 첫번째 레코드와 두번째 레코드 사이의 중간 지점을 클릭합니다.
2. 리본 메뉴에서 편지 - 규칙 - Next Record(다음 레코드)를 클릭합니다.
3. 지정한 위치에 <<다음레코드>> 필드가 삽입됩니다.
4. 편지 - 결과 미리보기를 클릭하면 한 페이지에 여러 레코드가 함께 출력되는 결과를 확인할 수 있습니다.

두번째: SQL 명령이 실행됩니다 안내메시지 이해하기

메일머지가 적용된 워드 파일은 다음 번 실행 시 'SQL 명령이 실행됩니다'라는 안내 메시지가 출력됩니다. 이 안내 메시지를 해제하려면 파일 속성을 '기본 Word 문서'로 변경해야 합니다.

1. 편지 - 편지 병합 시작 - '기본 Word 문서'를 클릭합니다.
2. 파일을 저장한 뒤 다시 실행하면 안내 메시지가 더 이상 표시되지 않는 것을 확인할 수 있습니다.

세번째 : 한 페이지 여러 개 레코드 삽입 시, 텍스트 상자 대신 '표' 이용하기

텍스트 상자 안에 입력된 메일머지 항목은 Next Record 규칙의 영향을 받지 않습니다. 따라서 한 페이지 안에 여러 개의 서식을 인쇄해야 할 경우, 텍스트 상자 대신 '표' 기능을 사용해 항목을 배치해야 합니다.

감사장 메일머지 실습

1. 감사장 양식 워드 파일을 실행합니다.
2. 편지 - 받는 사람 선택 - 기존 목록 사용을 클릭합니다.
3. '감사장 수여자 목록' 엑셀 파일을 선택합니다.
4. 테이블 선택 창이 나타나면 '확인' 버튼을 클릭합니다.
5. 편지 - 병합 필드 삽입 메뉴를 사용해 편지 봉투와 감사장 위에 각 항목을 입력합니다.
6. 모든 필드 입력이 끝났다면 '결과 미리보기' 버튼을 클릭해 모든 항목이 정상적으로 입력되었는지 검토합니다.
7. 검토가 끝났다면 완료 및 병합 - 개별 문서 편집을 클릭합니다.
8. 레코드 범위 선택 창에서 '모두'를 선택한 뒤 확인 버튼을 클릭합니다.
9. 모든 직원의 편지 봉투와 감사장 양식이 자동으로 완성됩니다.

쿠폰 메일머지 실습

1. 쿠폰 앞면 양식 워드 파일을 실행합니다.
2. 편지 - 받는 사람 선택 - 기존 목록 사용을 클릭합니다.
3. 'VIP 고객 목록' 엑셀 파일을 선택합니다.
4. 테이블 선택 창이 나타나면 '확인' 버튼을 클릭합니다.
5. 편지 - 병합 필드 삽입 메뉴로 고객명 항목을 입력합니다.
6. 첫번째와 두번째, 두번째와 세번째 항목 사이에 다음 레코드 규칙을 추가합니다.
7. 모든 필드 입력이 끝났다면 '결과 미리보기' 버튼을 클릭해 모든 항목이 정상적으로 입력되었는지 검토합니다.
8. 검토가 끝났다면 완료 및 병합 - 개별 문서 편집을 클릭합니다.
9. 레코드 범위 선택 창에서 '모두'를 선택한 뒤 확인 버튼을 클릭합니다.
10. 쿠폰 앞면이 완성되었습니다. 동일한 순서로 쿠폰 뒷면 양식까지 만들면 모든 고객을 위한 VIP 쿠폰 제작이 완료됩니다.