엑셀 워드 메일머지 사용법 완벽 정리 :: 감사장, 쿠폰 만들기

엑셀 x 워드 메일머지 기능을 사용한 배포용 감사장 및 쿠폰 제작 방법을 단계별로 알아봅니다.

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엑셀 워드 메일머지 완벽 정리 :: 감사장, 쿠폰 만들기

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영상강의

메일머지란 무엇인가요?

메일머지(Mail Merge)란 엑셀로 작성된 '원본 데이터'와 워드로 작성된 '서식파일'을 결합하는 작업을 이야기합니다. 보편적으로 동일 서식으로 여러 사람에게 전달되는 배포물(예: 가정통신문, 회사 안내문) 제작시에 사용되는 아주 유용한 기능입니다. 이번 강의에서는 마이크로소프트의 엑셀과 워드를 사용한 방법을 다루지만, 엑셀과 워드 외에도 대부분의 문서프로그램(예: 한글, 한셀)에서도 메일머지 기능을 사용할 수 있습니다.

메일머지 쿠폰 완성
메일머지 기능을 사용하면 배포물을 손쉽게 제작할 수 있습니다.

메일머지의 기본 동작원리

메일머지를 사용하려면 반드시 2개의 파일이 준비되어야 합니다.

  1. 항목별 데이터가 입력된 엑셀 파일 (예: 이름, 주소, 등..)
  2. 서식 파일

메일머지의 기본 동작원리는 간단합니다. 기본 서식에서 각 항목이 들어가야 할 자리에 아래 그림처럼 각 항목을 지정하여 입력합니다.

워드 메일머지 항목 입력
서식에서 항목이 들어갈 각 자리에 메일머지 필드를 입력합니다.

기본 서식은 유지한 채, 항목별로 엑셀 파일에 있는 모든 데이터를 돌아가며 서식파일이 자동으로 완성됩니다.

엑셀 워드 메일머지 gif
메일머지가 적용되었습니다.

메일머지 사용시 참고사항

첫번째 : 다음레코드 규칙 사용하기

메일머지의 각 항목은 '페이지 번호'를 기준으로하여 다음 값으로 넘어갑니다. 필요에 따라 한 페이지에 여러 개 서식을 인쇄해야 할 경우, 'Next Record' 규칙을 사용합니다.

  1. 첫번째 레코드에서 두번째 레코드로 넘어가는 중간 지점을 클릭합니다.

    다음페이지 넘어갈 지점 선택
    다음레코드로 넘어갈 지점의 중간지점을 클릭합니다.
  2. 편지 - 규칙 - Next Record 를 클릭합니다.

    편지 규칙 Next Record 선택
    편지 - 규칙 - Next Record 를 선택합니다.
  3. <<다음레코드>> 가 삽입됩니다.

    다음레코드 삽입 완료
    다음레코드가 삽입됩니다.
  4. 편지 - '결과 미리보기'를 클릭하면 한 페이지에 여러 개 레코드가 출력되는 것을 확인할 수 있습니다.

    다음 레코드 자동 갱신
    편지 - 결과 미리보기로 항목이 올바르게 출력되는지 검토합니다.
두번째 : SQL 명령을 실행한다는 안내 메세지 제거하기

메일머지가 사용된 워드파일은 다음 번 실행 시 'SQL 명령이 실행됩니다' 라는 안내메세지가 출력됩니다. 이 안내메세지 출력을 해제하려면 '기본 Word 문서'로 속성을 변경해줘야 합니다.

  1. 편지 - 편지병합시작 - '기본 Word 문서'를 클릭합니다.

    기본 Word 문서로 변경
    편지 - 편지병합시작 - 기본 Word 문서를 선택합니다.
  2. 파일을 저장한 뒤 다시 실행하면 안내메세지가 사라진 것을 확인할 수 있습니다.

    SQL 실행 안내 문구 출력
    다음번 실행부터 SQL 명령이 실행된다는 안내문구가 사라집니다.
세번째 : 한 페이지 여러 개 레코드 삽입 시, 텍스트 상자 대신 '표' 이용하기

텍스트상자안에 있는 메일머지 항목은 NextRecord 규칙의 영향을 받지 않습니다. 따라서 한 페이지에 여러 개 서식을 인쇄해야 할 경우, 텍스트상자 대신 '표' 기능을 사용해야 합니다.

감사장 양식 만들기

  1. 감사장 양식 워드파일을 실행합니다.

    감사장 양식 실행
    감사장 양식 워드 파일을 실행합니다.
  2. 편지 - 받는사람선택 - 기존목록사용 을 클릭합니다.

    편지 받는사람 선택 기존목록 사용
    편지 - 받는사람선택 - 기존목록사용을 선택합니다.
  3. '감사장 수여자 목록' 엑셀파일을 선택합니다.

    감사장 수여자 목록 선택
    감사장 수요자 목록 엑셀 파일을 선택합니다.
  4. 테이블선택 창이 나오면 '확인' 버튼을 클릭합니다.

    테이블 선택
    테이블 선택창이 나오면 '확인' 버튼을 클릭합니다.
  5. 편지 - 병합필드삽입 으로 편지봉투와 감사장 위에 각 항목을 입력합니다.

    메일머지 항목 입력
    서식 위에 각 메일머지 필드를 입력합니다.
  6. 모든 필드가 입력되었으면, '결과미리보기' 버튼을 클릭하여 모든 항목이 제대로 입력되었는지 검토합니다.

    결과 미리보기 선택
    결과 미리보기 버튼을 클릭하여 메일머지 항목이 올바르게 출력되는지 검토합니다.
  7. 검토가 완료되었으면, 완료 및 병합 - 개별문서 편집을 클릭합니다.

    완료 및 병합 개별 문서 편집
    완료 및 병합 - 개별문서 편집을 클릭합니다.
  8. '모두'를 선택한 뒤 확인버튼을 클릭합니다.

    메일머지 모두 선택 후 확인
    모두를 선택한 뒤 '확인' 버튼을 클릭합니다.
  9. 모든 직원의 편지봉투 및 감사장 양식이 완성되었습니다.

    엑셀 워드 메일머지 완료
    직원별 감사장 양식이 완성되었습니다.

쿠폰 양식 만들기

  1. 쿠폰_앞면 양식 워드파일을 실행합니다.

    쿠폰 양식 실행
    쿠폰 양식 워드파일을 실행합니다.
  2. 편지 - 받는사람선택 - 기존목록사용 을 클릭합니다.

    편지 받는사람 선택 기존목록 사용
    받는사람선택 - 기존목록사용으로 이동합니다.
  3. 'VIP 고객 목록' 엑셀파일을 선택합니다.

    VIP 고객 목록 선택
    VIP 고객목록 엑셀파일을 선택합니다.
  4. 테이블선택 창이 나오면 '확인' 버튼을 클릭합니다.

    테이블 선택
    테이블 선택창이 나오면 확인 버튼을 클릭합니다.
  5. 편지 - 병합필드삽입으로 고객명 항목을 입력합니다.

    메일머지 필드 삽입_R
    메일머지 필드를 입력합니다.
  6. 첫번째와 두번째, 그리고 두번째와 세번째 항목 사이에 다음레코드 규칙을 추가합니다.

    다음 레코드 삽입
    각 레코드 사이에 '다음레코드' 규칙을 추가합니다.
  7. 모든 필드가 입력되었으면, '결과미리보기' 버튼을 클릭하여 모든 항목이 제대로 입력되었는지 검토합니다.

    메일머지 데이터 검토
    결과미리보기 버튼을 클릭하여 각 항목이 올바르게 입력되었는지 검토합니다.
  8. 검토가 완료되었으면, 완료 및 병합 - 개별문서 편집을 클릭합니다.

    완료 및 병합 개별 문서 편집
    완료 및 병합 - 개별문서편집을 선택합니다.
  9. '모두'를 선택한 뒤 확인버튼을 클릭합니다.

    메일머지 모두 선택 후 확인
    모두를 선택한 뒤, '확인'버튼을 클릭합니다.
  10. 쿠폰 앞면이 완성되었습니다. 쿠폰 뒷면도 동일한 순서로 양식을 만들면 모든 고객에 대한 VIP 쿠폰 제작이 완료됩니다.

    메일머지 쿠폰 완성
    모든 고객에 대한 VIP 쿠폰 양식이 완성되었습니다.

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에이사 버터필드
에이사 버터필드
2020년 7월 8일 9:07 오전
게시글평점 :
     

사무실에서 쓰고 있던 기능인데 잘 몰라서 그냥 방법만 적어놓고 있었는데 도움이 많이 되었습니다.

김혜영
김혜영
2020년 7월 8일 10:39 오전
게시글평점 :
     

감사합니다^^

DollShe
DollShe
2020년 7월 8일 9:22 오후
게시글평점 :
     

간단하지만 아무나 알 수 있는 내용은 아닙니다.
늘 좋은 정보 감사히 잘 쓰고 있습니다.

neokimy2k
neokimy2k
2020년 7월 10일 5:26 오후
게시글평점 :
     

저에게 필요한 내용 다 있는 종합세트네요. 강의 고맙습니다.

찰스
찰스
2020년 10월 7일 7:26 오전
게시글평점 :
     

정말 좋네요 !!

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