엑셀로 보고서를 작성하다보면, 항목 관리를 위해 상황에 따라 다양한 방법으로 순번을 작성하게 됩니다. 비교적 단순해 보이는 작업이지만, 상황에 따라 적절한 방법을 사용하면 작업 속도를 크게 높일 수 있는데요.
실무에서 자주 발생하는 상황별 순번 입력 방법을 모두 정리했습니다.💫
기본 순번 입력부터 동적, 셀병합, 그룹별 순번을 입력하는 방법까지 단계별로 정리했습니다.
1. 기본 순번 입력 : 자동채우기
- 자동채우기는 실무에서 가장 많이 사용되는 순번 입력 기능입니다. 비어있는 셀에 1, 2를 차례대로 입력한 후, 범위를 선택하고 마우스 커서를 범위의 오른쪽 아래로 이동하면 커서가 검은색 십자가로 변합니다.
1,2 를 차례대로 입력한 후, 범위를 아래로 자동채우기합니다.
- 그 상태에서 범위를 아래 방향으로 드래그하면 자동채우기되면서 1씩 증가하는 순번이 입력됩니다.
1씩 증가하는 순번이 완성됩니다.
- 또는 시작값으로 1, 11, 21 과 같이 패턴을 가진 순번을 입력 후 자동채우기하면, 10씩 증가하는 패턴의 순번을 빠르게 채울 수 있습니다.
1, 11, 21과 같이 패턴으로 증가하는 순번을 채울 수도 있습니다.
오빠두Tip : 이 외에도 자동채우기는 날짜의 평일만 채우거나, 문자+숫자 조합의 데이터에서 숫자가 1씩 증가하는 데이터를 빠르게 입력할 때 사용할 수 있습니다. 자동채우기의 자세한 설명은 아래 기초 입문 강의를 참고하세요!😊
2. 자동 순번 만들기 : ROW 함수 (또는 SEQUENCE 함수, 2021 이후 버전)
- 견적서, 참석자 명단과 같이 수시로 값이 바뀌는 데이터에는 ROW 함수를 활용한 동적 순번을 사용하면 편리합니다. 먼저 순번 입력을 시작할 셀을 선택한 후, 한 칸 위의 행 번호를 확인합니다. 예제파일의 경우 행 번호는 4가 됩니다.
동적 순번을 입력할 셀 기준, 윗 행의 번호를 확인합니다.
- 이제 순번 입력을 시작할 셀에 다음과 같이 수식을 작성합니다.
=ROW()-4
' =ROW()-(행번호-1)
ROW 함수로 수식을 작성합니다.
- 수식을 입력한 후, 아래 방향으로 자동채우기하면 동적 순번이 완성됩니다.
수식을 자동채우기하면 동적 순번이 완성됩니다.
- 이제 시트의 행 머리글 범위를 선택한 후, 우클릭 - [삭제]를 클릭해서 행을 삭제해도 동적 순번은 항상 1씩 증가하는 순번을 유지합니다.
동적 순번은 행을 삭제해도 항상 1씩 증가하는 값을 유지합니다.
- 만약 엑셀 2021 이후 버전을 사용중이라면, SEQUENCE 함수를 사용합니다.
=SEQUENCE(번호개수)
2021 이후 버전에서는 SEQUECE 함수를 사용할 수 있습니다.
오빠두Tip : SEQUENCE 함수와 COUNTA 함수로 항목 개수에 따라 자동으로 증가하는 순번을 만드는 방법은 아래 1분 영상을 확인하세요!😊
3. 셀 병합 순번 채우기 : MAX 함수
- 셀 병합된 범위의 경우, 각 셀의 병합된 높이가 다를 시 자동채우기하면 다음과 같이 오류가 발생하여 다른 방법을 사용합니다.
크키가 다른 셀 병합 범위를 자동채우기 시, 오류가 발생합니다.
- 먼저 순번을 채울 병합된 범위를 선택한 후, 다음과 같이 MAX 함수를 작성합니다.
=MAX(머리글셀)
- 머리글 셀을 선택한 후, 콜론(:)을 입력하면 다음과 같이 범위 형태의 주소로 변경됩니다. 범위 형식의 주소에서 시작셀을 선택한 후, F4키를 눌러 절대참조로 변경합니다.
범위 주소에서 시작셀의 셀 참조를 절대참조로 변경합니다.
- MAX 함수의 괄호를 닫은 후, 뒤에 1을 더하고 Ctrl + Enter 로 수식을 입력합니다. Ctrl + Enter는 선택한 범위에 수식을 일괄 입력하는 단축키입니다.
MAX 함수로 작성한 수식을 Ctrl + Enter로 입력합니다.
- 셀 병합 범위에 순번이 입력됩니다.
셀 병합된 범위에 순번이 입력됩니다.
4. 그룹별 순번 채우기 : N 함수
- 각 그룹별 나누어진 데이터에 순번을 채워야 할 경우, N 함수를 사용하면 편리합니다. N 함수는 숫자가 아닌 값은 0으로 출력하고, 숫자는 그대로 반환하는 함수입니다. 이를 활용하여 머리글을 0부터 시작으로 1씩 증가하는 순번을 만들 수 있습니다.
- 그룹별로 순번을 입력할 범위를 선택한 후, 단축키 Ctrl + G 를 동시에 누르거나 [홈] 탭 - [찾기 및 선택] - [이동]을 클릭해서 이동 창을 실행합니다.
이동 기능을 실행합니다.
- 이동 창이 실행되면 [옵션] 버튼을 클릭한 후, 이동 옵션에서 '빈 셀'을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭하면 범위에서 비어있는 셀이 한 번에 선택됩니다.
이동 옵션에서 '빈 셀'을 선택합니다.
- 범위가 선택된 상태에서 등호(=)를 입력한 후, 다음과 같이 수식을 작성합니다.
=N(윗셀)+1
N 함수로 수식을 작성한 후, Ctrl + Enter로 입력합니다.
- 작성한 수식을 Ctrl + Enter 로 일괄 입력하면 그룹별 순번이 입력됩니다.
그룹별 순번이 완성되었습니다.
