업무 파일 간소화하는 작업

안녕하세요,

현재 식품 무역 쪽에서 일을 하고 있구요, 점점 한 거래처 당 관리해야하는 파일이 너무 많아서 이를 간소화하는 작업에 있습니다.

우선 제가 일하는 프로세스를 간략히 말씀드릴게요

먼저, 작업 프로세스(고객사로부터 발주서 수취 후,  수출자에게 발주서를 내기까지의 과정입니다. 저는 중간자이자 수입자입니다)

클라이언트의 발주서 수취-> 매출 현황 파일 업데이트 -> 발주서 1차 가공한 파일을 수출자에게 전달 -> 이상 없을 시, 발주서 발행 -> 수입 현황 파일 업데이트 -> 선적 도착 시, 내용 공유 .

다음은 위 작업 중에 사용하는 파일 목록들(총 5개)입니다.

1. 고객사의 발주서 (물량 참고용)
2. 1차 가공 파일 (수출자와 공유하는 파일로 수입 단가와 컨테이너 디테일 등등 수입에 필요한 정보들이 추가됨, vlookup 사용)
3. 수출자에게 발급하는 발주서 (제품코드로 vlookup을 사용하여, 제품 정보 입력하게끔 되어있음)
4. 매출 현황 (내부 기록용->고객사의 발주가 축적된 것으로 RAW DATA의 성격임, 토대로 월별 보고서나 아이템 매출 분석 필요 시, 사용. 마찬가지 다른 셀은 vlookup이 입력되어서 제품코드만 입력 시, 자동적으로 채워짐)
5. 수입 현황 (내부 기록용 ->수입 현황 및 대금 결제 여부, 선적 현황 등 업무 팔로업을 위해 관리하는 파일)

가장 문제는 오더를 하나 받을 떄마다 4개의 파일을 업데이트 해야하는 것이구요. 제품 코드라는 공통 인수가 있음에도 어떤 부분을 간소화해야할 지 아이디어가 생각나지 않습니다.

원하는 것은.. 제가 고객사한테서 PO를 받고나서 한 파일에 물량을 업데이트를 함과 동시에 1. 발주서 제작 2. 매출 현황 파일 업데이트 이 2가지가 작업이 완료되었으면 하는 것입니다..

작업 프로세스와 파일 목록 한 번 보시고 코멘트 부탁드립니다.

어느 부분에서 불필요한 것을 줄이고 생산성을 높일 수 있는지 조언 부탁드릴게요