업무 파일 간소화하는 작업
유통/물류
작성자
실배
작성일
2020-07-08 00:47
조회
325
안녕하세요,
현재 식품 무역 쪽에서 일을 하고 있구요, 점점 한 거래처 당 관리해야하는 파일이 너무 많아서 이를 간소화하는 작업에 있습니다.
우선 제가 일하는 프로세스를 간략히 말씀드릴게요
먼저, 작업 프로세스(고객사로부터 발주서 수취 후, 수출자에게 발주서를 내기까지의 과정입니다. 저는 중간자이자 수입자입니다)
클라이언트의 발주서 수취-> 매출 현황 파일 업데이트 -> 발주서 1차 가공한 파일을 수출자에게 전달 -> 이상 없을 시, 발주서 발행 -> 수입 현황 파일 업데이트 -> 선적 도착 시, 내용 공유 .
다음은 위 작업 중에 사용하는 파일 목록들(총 5개)입니다.
- 고객사의 발주서 (물량 참고용)
- 1차 가공 파일 (수출자와 공유하는 파일로 수입 단가와 컨테이너 디테일 등등 수입에 필요한 정보들이 추가됨, vlookup 사용)
- 수출자에게 발급하는 발주서 (제품코드로 vlookup을 사용하여, 제품 정보 입력하게끔 되어있음)
- 매출 현황 (내부 기록용->고객사의 발주가 축적된 것으로 RAW DATA의 성격임, 토대로 월별 보고서나 아이템 매출 분석 필요 시, 사용. 마찬가지 다른 셀은 vlookup이 입력되어서 제품코드만 입력 시, 자동적으로 채워짐)
- 수입 현황 (내부 기록용 ->수입 현황 및 대금 결제 여부, 선적 현황 등 업무 팔로업을 위해 관리하는 파일)
가장 문제는 오더를 하나 받을 떄마다 4개의 파일을 업데이트 해야하는 것이구요. 제품 코드라는 공통 인수가 있음에도 어떤 부분을 간소화해야할 지 아이디어가 생각나지 않습니다.
원하는 것은.. 제가 고객사한테서 PO를 받고나서 한 파일에 물량을 업데이트를 함과 동시에 1. 발주서 제작 2. 매출 현황 파일 업데이트 이 2가지가 작업이 완료되었으면 하는 것입니다..
작업 프로세스와 파일 목록 한 번 보시고 코멘트 부탁드립니다.
어느 부분에서 불필요한 것을 줄이고 생산성을 높일 수 있는지 조언 부탁드릴게요
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제가 생각하는 방법
위 파일을 하나로!! 합치는 것입니다
공통된 인수 제품코드를 활용하려면 한 파일에 있는것이 좋다고 생각합니다(VBA 미 활용시)
외부시트를 참조할 시 파일 위치가 바뀌면 오류날 확률이 크고용
하나로 합친다음 관리하면
오빠두님이 말씀하신데로 Raw Data만 관리를 잘하신다면 간단한 메크로 수식만으로도
효율성이 대폭 상승할 것같습니다!!
안녕하세요? ^^
얼마나 업무를 간소화 할 수 있는 지는.. 고객사 발주서의 형태에 따라 달라질 듯 보입니다..
우선 가장 핵심은 전달받은 발주서 자료를 (만약에 이 자료가 '서류' 형식이라면), raw data화 하여 잘 정리하는게 되겠구요..
따라서 업무 순서를,
1. 고객사 발주서 수신
2. Raw Data로 변경 -> 수출자용 발주서, 매출현황, 수입현황 추출
로 변경하시면 될 듯 합니다. 수출자용 발주서는 VLOOKUP 으로 작성되므로 큰 문제가 없을 것 같고.. 나머지 매출현황과 수입현황도 raw data만 잘 준비된다면 피벗테이블로 쉽게 처리하실 수 있을듯 합니다 ^^
답변 감사합니다! 서식을 좀 더 깔끔하게 만드는데 노력하려고합니다!! ㅎㅎ