데이터 유효성 목록상자 기본값 설정

데이터 유효성 목록 상자 만들기

데이터 유효성 목록 상자는 지정한 셀에 입력할 수 있는 값을 특정 범위 또는 목록 안의 값으로만 제한하는 기능입니다.

예를 들어 [ 상의, 하의, 자켓, 블라우스 ] 와 같이 네 가지 제품 구분 중 하나만 입력해야 하는 상황에서 데이터 유효성 목록 상자를 활용하면, 정해진 네 개의 값 중 하나만 선택해서 입력하도록 구성할 수 있습니다.

1. 예제파일의 C9 셀을 선택한 뒤, [ 데이터 - 데이터 유효성 검사 - 데이터 유효성 검사 ] 로 이동합니다.
2. 제한 대상으로 '목록'을 선택한 뒤, 원본 범위로 H9:H18 범위를 지정합니다. 확인 버튼을 눌러 창을 닫습니다.
3. 데이터 유효성 검사 목록 상자가 정상적으로 적용되었습니다.
4. 원본 범위에 새 데이터가 추가될 때 범위가 자동으로 확장되도록 하려면 표 기능이나 동적 범위를 활용합니다. 동적 범위에 대한 자세한 내용은 아래 OFFSET 동적 범위 기초 강의를 참고합니다.
   

방법 1: 셀 정렬 기능 활용

이번에는 데이터 유효성 목록 상자에 기본값을 표시하는 방법을 살펴봅니다. 예를 들어 아무런 값도 선택되지 않은 상태에서 '----- 값을 선택하세요 ------' 와 같은 안내 문구가 자동으로 출력되도록 설정할 수 있습니다.

셀 정렬 기능을 활용하면 데이터 유효성 목록뿐 아니라 주변 셀이 비어 있을 때 기본값을 손쉽게 표시할 수 있습니다.

1. 알파벳 'C'를 클릭하여 C열을 전체 선택한 뒤, 우클릭 - 삽입을 클릭하여 새 열을 추가합니다. (단축키 Ctrl + Shift + +)
2. C9 셀을 선택한 뒤, [ '----- 값을 입력하세요 ----- ] 를 입력합니다. (이때 앞에 작은따옴표(')를 함께 입력하는 것에 주의합니다.)
3. 키보드 Ctrl 키를 누른 채로 D9, D12, D15, ... D27 셀까지 기존 데이터 유효성 목록이 설정된 셀을 모두 선택합니다. 선택한 셀을 우클릭하여 '셀 서식'으로 이동합니다.
4. '테두리' 탭으로 이동한 뒤, 왼쪽 테두리를 '없음'으로 설정합니다. 확인을 눌러 창을 닫습니다.
5. C9 셀을 선택한 뒤, 우클릭하여 셀 서식으로 이동합니다. 이번에는 위쪽·아래쪽·왼쪽 테두리를 추가한 뒤, 확인을 눌러 창을 닫습니다.
6. C9 셀을 복사합니다. 이후 C9, C12, C15, ... C27 까지 범위를 선택한 뒤, Ctrl + V 로 복사한 값을 붙여넣기 합니다.
7. C열을 전체 선택한 뒤, 홈 탭의 맞춤 그룹에서 '들여쓰기' 버튼을 클릭하여 한 번 들여쓰기 합니다.
8. C열이 선택된 상태에서 우클릭하여 열 너비로 이동합니다. 열 너비를 0.05로 변경합니다.
9. 데이터 유효성 목록 기본값 설정이 완료되었습니다.

셀 정렬 기능을 활용한 기본값 표시 방법에는 한 가지 제한이 있습니다. 바로 유효성 검사가 적용된 셀이 병합되어 있을 경우에는 기본값이 표시되지 않는다는 점입니다.

이런 상황에서는 아래의 두 번째, 세 번째 방법을 사용합니다.

방법 2: 오류 메시지 설정 활용

1. 데이터 유효성 검사가 적용된 셀을 선택한 뒤, [ 데이터 - 데이터 유효성 검사 - 데이터 유효성 검사 ] 로 이동합니다.
2. '오류 메시지' 탭으로 이동한 뒤, '유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시' 체크박스를 비활성화합니다. '확인' 버튼을 눌러 창을 닫습니다.
3. 셀에 기본값을 입력합니다.
4. 다시 데이터 유효성 검사 설정으로 이동한 뒤, 체크박스를 활성화합니다. '확인' 버튼을 눌러 창을 종료합니다.
5. 데이터 유효성 목록 기본값 설정이 완료되었습니다. 단, 두 번째 방법은 유효성 검사 값을 입력하기 전 최초 한 번만 기본값이 출력되며, 한 번 값을 선택하면 그 이후에는 기본값이 표시되지 않는다는 한계가 있습니다.

방법 3: 매크로 활용

매크로를 사용하면 병합된 셀에 적용된 데이터 유효성 목록에서도 기본값을 표시할 수 있습니다. 아래에 완성된 전체 코드를 제공하므로, 셀 주소와 안내 문구만 상황에 맞게 수정하면 데이터 유효성 목록의 기본값을 손쉽게 적용할 수 있습니다.

1. [ 개발 도구 - Visual Basic ] 을 클릭하거나 단축키 Alt + F11 키를 눌러 매크로 편집기로 이동합니다. 개발 도구가 보이지 않을 경우, 아래 개발 도구 활성화 방법 관련 강의를 참고합니다.
   
   
2. 데이터 유효성 목록 상자의 기본값을 적용할 시트를 더블클릭하면 시트 모듈이 활성화됩니다.
3. 아래 명령문을 복사한 뒤, 시트 모듈 안에 붙여넣기 합니다.

   Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    
   Dim rng As Range
   Dim sRng As String: Dim vRngs As Variant: Dim vRng As Variant
   Dim sMsg As String
    
   Application.EnableEvents = False
    
   ' 데이터 유효성 검사가 활성화된 셀 주소를 쉼표(,) 로 구분하여 입력하세요.
   sRng = "셀1, 셀2, 셀3"
   ' 데이터 유효성 검사 기본값으로 출력 될 메세지를 입력하세요.
   sMsg = "------ 값을 선택하세요 ----- "
    
   vRngs = Split(sRng, ",")
    
   For Each vRng In vRngs
       If Trim(vRng) = Target.Resize(1, 1).Address(0, 0) Then
           On Error GoTo EH:
           If Len(Target.Text) = 0 Then
               On Error Resume Next
               Target.Validation.ShowError = False
               Target.Value = sMsg
               Target.Validation.ShowError = True
               Exit For
           End If
       End If
   Next
    
   EH:
   Application.EnableEvents = True
    
   End Sub

4. sRng = "셀1, 셀2, 셀3" 부분을 실제 데이터 유효성 목록이 적용된 셀 주소로 변경합니다. (예제파일 기준 D9, D12, D15, ... D27)

   sRng = "D9, D12, D15, D18, D21, D24, D27"

5. sMsg = "------ 값을 선택하세요 ----- " 부분을 실제로 출력할 데이터 유효성 목록 상자의 기본값으로 변경합니다.

   sMsg = "------ ★★ 값을 선택하세요 ★★ ------"

6. 이후 Sheet1 로 이동한 뒤 데이터 유효성 목록 상자의 값을 지우면 매크로에 입력한 기본값이 자동으로 표시됩니다.