엑셀 파일 크기 줄이기, 모든 해결방법 총정리 :: 엑셀 위키

엑셀 파일 크기를 줄이기 위한 모든 해결책을 단계별로 알아봅니다.

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엑셀 파일 크기 줄이기, 모든 해결책 총정리

엑셀 파일크기 줄이기 목차 바로가기
내용 요약

이번 포스트에서는 기존 24.1MB 파일을 최대 2.63MB 까지, 약 90% 가량, 파일 크기를 줄일 수 있는 ;엑셀 파일 크기 줄이기 모든 방법'을 단계별로 알아봅니다.

엑셀 파일 크기 줄이기
엑셀 파일크기 줄이기 모든 방법을 단계별로 알아봅니다.

엑셀 파일크기 줄이기 모든 방법 알아보기

1. 파일을 바이너리 형식으로 변경하기

엑셀 파일을 기존 형식(*.xls, *.xlsx 또는 *.xlsm(매크로 포함시)) 에서 바이너리 형식(*.xlsb) 로 변경시 최소 10% ~ 최대 35% 까지 파일 용량을 줄일 수 있습니다.

기존 엑셀 파일은 데이터를 XML 형태로 관리하는 반면, 바이너리 포맷은 바이너리형식(*.bin) 으로 저장합니다. 따라서 바이너리 형식을 사용할시, 기존 엑셀형식 대비 아래의 장/단점이 있습니다.

바이너리 파일 사용시 좋은점
  • 가장 쉽고 빠른 엑셀 파일 크기 줄이기 방법입니다. 파일 또한 별도의 파일로 저장되므로, 기존 엑셀파일은 그대로 유지되며, 문제가 있을 경우에도 쉽게 복구가 가능합니다.
  • 바이너리 파일 포맷(*.bin)은 기존 엑셀포맷(*.xml)보다 큰 용량의 파일에서 더욱 빠르게 동작합니다. 다만 보편적으로 사용되는 파일 용량에서는 두 형식모두 빠르게 동작합니다.
  • 매크로 포함 파일(*.xlsm) 또한 모든 매크로를 유지한 채 파일 용량을 줄일 수 있습니다.
바이너리 파일 사용시 주의사항
  • XML 파일 포맷은 사용하는데에 저작권이 필요하지않아, 다양한 외부 프로그램에서 작업이 가능합니다. 반면, 바이너리 파일 포맷은(*bin) 파일 사용시 저작권이 필요하므로 엑셀 이외의 외부 프로그램과 함께 사용할 경우 주의가 필요합니다.
  • 바이너리 파일포맷은 파워쿼리/파워피벗 기능을 미지원합니다.
  • 바이너리 파일포맷은 파일의 매크로 포함여부를 파일 실행전까지 알 수 없으므로, 모르는 파일의 경우 실행시 주의가 필요합니다.
바이너리 파일형식으로 변경하는 방법
  1. 화면 좌측 상단의 [파일] - [다른 이름 저장] 을 선택합니다.
    엑셀 다른이름으로 저장
    [파일] - [다른 이름으로 저장] 으로 이동합니다.
  2. 파일 형식에서 'Excel 바이너리 통합 문서 (*.xlsb)' 를 선택한 뒤, [저장]을 클릭합니다.

    엑셀 바이너리 파일 저장
    'Excel 바이너리 통합문서' 형식으로 파일을 저장합니다.
  3. 파일 크기가 24.1MB 에서 21.6MB로 약 11% 가량 절약되었습니다. (보통 20% 정도 파일 용량을 절약할 수 있습니다.)

    파일 크기 줄이기 1단계
    파일크기가 24.1MB 에서 21.6MB 로 줄어들었습니다.
2. 사용하지 않는 워크시트, 또는 숨겨진 시트 삭제하기

파일을 여러 버전으로 나눠 관리할경우, '수정전', '작업중', '최종' 등의 여러 시트로 나눠 단계별로 작업하게 됩니다. 그럴경우, 최종 버전의 시트만 남기고 그 외 불필요한 시트를 제거함으로써 엑셀 파일 크기를 절약할 수 있습니다.

  1. 엑셀 파일의 아무 시트나 우클릭한 뒤, '숨기기 취소' 를 클릭하여 숨겨진 시트가 있는지 확인합니다.(만약 '숨기기 취소'가 비활성화 되어 있으면, 숨겨진 시트가 없다는 것이므로 다음단계로 이동합니다.)

    엑셀 숨겨진 시트 확인
    파일에 숨겨진 시트가 있는지 확인합니다.
  2. 키보드 Ctrl키 또는 Shift 키를 사용하여 사용하지 않는 워크시트를 모두 선택합니다.

    불필요한 시트 선택
    사용하지 않는 워크시트를 모두 선택합니다.
  3. 시트를 우클릭한 뒤, [삭제]를 선택하여 모든 시트를 삭제합니다.

    엑셀 불필요한 시트 삭제
    불필요한 워크시트를 모두 삭제합니다.
  4. 엑셀 파일 용량이 21.6MB 에서 13.3MB로 약 35% 가량 절약되었습니다. (줄어드는 파일 크기는 삭제된 워크시트 용량에 따라 달라집니다.)

    엑셀 파일크기 줄이기 2단계
    파일 크기가 21.6MB 에서 13.3MB 로 약 36%가량 절약되었습니다.
3. 불필요한 함수 제거하기

파일 작성이 완료되었고, 최종본으로 파일을 공유할 경우 불필요한 함수를 제거하여 파일 크기를 절약할 수 있습니다.

  1. 시트에 불필요한 수식이 들어가 있는지 확인합니다. 화면 상단의 [수식] - [수식표시]를 클릭하거나 단축키 Ctrl + ' (키보드 상단 숫자 '1'의 왼쪽키)를 누르면 시트에 입력된 수식을 모두 표시합니다.

    엑셀 모든 수식 표시
    '수식표시'를 클릭하면 셀의 값이 모두 수식으로 변경됩니다.
  2. 또는 [홈] - [찾기 및 선택] - [이동옵션] 에서 '수식'을 선택한 뒤 '확인'을 누르면 시트에 수식으로 입력된 모든 셀이 선택됩니다.

    수식 입력 후 확인 누르기
    이동옵션 중 '수식'을 선택하면 수식이 입력된 셀이 모두 선택됩니다.
  3. 만약 시트에 입력된 모든 수식이 검산 완료된 최종값일경우, 시트의 모든 수식을 값으로 붙여넣기 할 수 있습니다. 시트 좌측상단의 세모버튼을 클릭하거나, Ctrl + A 키를 두번눌러 모든 시트를 선택합니다.

    엑셀 모든 시트 선택
    시트 모든 범위를 선택합니다.
  4. 마우스 우클릭 - [복사]를 클릭하거나, 키보드 Ctrl + C 로 시트 모든 범위를 복사합니다.

    엑셀 범위 복사
    범위를 복사합니다.
  5. 동일한 위치를 우클릭한 뒤, [선택하여 붙여넣기] 로 이동하여 '값' 으로 붙여넣기 합니다. (또는 단축키 Ctrl + Alt + V를 입력하면 선택하여 붙여넣기로 이동합니다.)

    엑셀 값만 붙여넣기
    선택하여 붙여넣기에서 '값' 형식으로 붙여넣기합니다.
  6. 파일크기가 13.3MB 에서 9.47 MB로 줄어들었습니다. (줄어드는 파일 용량은 값으로 붙여넣기 된 수식의 개수에 따라 달라집니다.)

    엑셀 파일 용량 줄이기 3단계
    파일 크기가 13.3MB 에서 9.47MB로 줄어들었습니다.
4. 고화질 이미지 압축하기

인터넷에서 다운받은 고화질의 그림파일을 이미지압축 없이 그대로 엑셀 파일에 삽입 할 경우, 엑셀 파일 용량이 급격히 커지는 문제가 발생합니다. 따라서, 고화질의 이미지를 엑셀 파일에 삽입해야 할 경우 TinyPNG 와 같은 무료 온라인 이미지 압축 툴을 사용하거나, 엑셀에서 자체적으로 이미지 파일을 압축할 수 있습니다.

그림파일의 품질을 유지한 채로 압축해야 할 경우, TinyPNG 사용을 권장합니다.

  1. 압축할 그림을 선택한 뒤, '그림서식' - '그림 압축' 으로 이동합니다.

    그림 압축으로 이동
    그림을 선택한 뒤, '그림서식' - '그립압축' 으로 이동합니다.
  2. 해상도에서 '전자 메일(96ppi)'를 선택한 뒤, [확인]을 클릭합니다.

    전자메일 크기로 압축하기
    항목에서 '전자 메일(96ppi)'를 선택합니다.
  3. 파일 용량이 9.47MB 에서 6.91MB 으로 약 28% 가량 절약되었습니다. (줄어드는 파일크기는 기존 삽입되어있던 그림용량에 따라 달라집니다.)

    엑셀 파일 크기 줄이기 4단계
    기존 파일대비 약 28% 가량 파일 크기가 절약되었습니다.
5. 불필요한 범위 찾아 제거하기

문서를 작성하다보면, 사용자의 실수로 인하여 불필요한 셀 또는 범위가 입력될 때가 있습니다. 그럴경우 불필요한 셀을 찾아 제거하면 엑셀 파일 용량을 줄이고 동작속도를 향상시킬 수 있습니다.

  1. 화면에서 Ctrl + End키를 입력합니다. 시트에서 마지막으로 사용된 셀로 이동합니다. 화면에서는 보이지 않았지만 사용자의 실수로 시트 끝부분에 오탈자가 입력된 것을 확인할 수 있습니다.

    시트 마지막 셀 찾기
    키보드 Ctrl + End 키를 누르면 시트의 마지막셀로 이동합니다.
  2. 불필요한 범위를 찾아 제거하니, 6.91MB 에서 6.90MB로 미세하게 파일크기가 감소하였습니다.

    엑셀 마지막셀 삭제 파일 용량 줄이기
    시트의 불필요한 셀을 제거하여 파일 크기를 축소합니다.
6. 피벗테이블의 피벗캐시 또는 원본데이터 제거하기

만약 대용량의 데이터를 사용중이고, 피벗테이블로 보고서를 작성중이라면 파일크기를 줄이기 위해 '피벗캐시' 또는 '원본데이터'를 제거할 수 있습니다.

피벗테이블을 생성하게 되면 (*화면에는 보이지 않는) '피벗캐시'라는 데이터 복제본이 생성되어 피벗테이블과 연결되며, 피벗테이블은 '원본데이터' 대신 피벗캐시에서 데이터를 읽어오게 되는데요. 즉, 피벗테이블을 생성하면 '피벗캐시'와 '원본데이터' 라는 2개의 중복된 데이터가 생성됩니다.

피벗캐시 설명
피벗테이블을 생성하면 '피벗캐시'라는 임시데이터가 같이 생성됩니다.

'피벗캐시'는 슬라이서의 '보고서연결' 기능과 같이 피벗테이블이 빠르고 효율적으로 동작할 수 있도록 도와주지만, 만약 해당 파일이 완성된 보고서이고 이후에 많은 피벗테이블 편집이 일어나지 않을 경우, 피벗캐시나 원본데이터를 제거함으로써 파일크기를 대폭 줄일 수 있습니다.

피벗캐시를 제거하는 방법

피벗캐시를 제거하면 원본데이터를 유지한 채 파일 크기를 손쉽게 줄일 수 있습니다. 단, 피벗캐시를 제거할 경우 반드시 '파일을 열 때 데이터 새로고침'에 같이 체크해주어야 하며, 그렇지 않을 경우 파일 재실행 시, '피벗테이블 보고서를 업데이트 하려면 [데이터 새로고침] 명령을 사용하십시오' 라는 오류문구가 출력됩니다.

피벗테이블 데이터 새로고침 오류 문구
'파일을 열 때 데이터 새로고침' 을 체크하지 않을 경우 오류메세지가 출력됩니다.
  1. 피벗테이블을 우클릭 한 뒤, [피벗테이블 옵션]으로 이동합니다.

    피벗테이블 옵션으로 이동
    '피벗테이블 옵션'으로 이동합니다.
  2. [데이터] 탭으로 이동한 뒤, '파일 원본데이터 저장'을 체크해제합니다. 그리고 '파일을 열 때 데이터 새로고침' 을 체크한 뒤 '확인'을 눌러 마무리합니다.

    피벗테이블 옵션 변경
    '데이터' 탭으로 이동한 뒤, 피벗테이블 설정을 변경합니다.
  3. 엑셀 파일 용량이 6.90MB 에서 4.58MB 으로 약 35% 가량 축소되었습니다.

    피벗캐시 삭제 파일크기 줄이기
    파일 크기가 6.90MB 에서 4.58MB 로 약 35% 가량 축소되었습니다.
피벗테이블 원본데이터를 제거하는 방법

피벗테이블의 원본데이터를 제거하면 피벗캐시를 제거하는 것보다 더욱 많은 파일 용량을 줄일 수 있습니다. 단, 원본데이터를 제거할 경우 더 이상 피벗테이블의 수정이 불가능해지므로 반드시 '백업파일'을 따로 저장하도록 합니다.

  1. 피벗테이블의 원본데이터가 있는 시트를 모두 선택한 뒤 '삭제'합니다.

    엑셀 피벗테이블 원본 데이터 삭제
    피벗테이블 원본데이터 시트를 모두 삭제합니다.
  2. 엑셀 파일용량이 6.90MB 에서 2.63MB 으로 약 62% 가량 축소되었습니다.

    피벗테이블 원본 데이터 삭제 파일 크기 축소
    파일 크기가 6.90MB 에서 2.63MB 로 약 62% 가량 축소되었습니다.

이상으로 엑셀 파일 크기 줄이기 모든 방법을 하나씩 알아봤습니다. (마지막 업데이트: 2020년 3월 7일)

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GoodDay2u
GoodDay2u
2020년 3월 12일 7:50 오전
게시글평점 :
     

엑셀 사용시 용량때문에 문제가 되었는데 해결하는 방법을 알려주셔서 감사합니다. ^^

vlookup
vlookup
2020년 3월 15일 9:33 오후
게시글평점 :
     

진짜 이 사이트는 정말 최고의 사이트에요...

식스보더
식스보더
2020년 3월 19일 8:27 오전
게시글평점 :
     

유튜브 통해 강의 잘보고있습니다.

사피르
사피르
2020년 4월 20일 9:30 오전
게시글평점 :
     

잘 활용하겠습니다.

엑린이
엑린이
2020년 4월 22일 11:23 오후
게시글평점 :
     

감사합니다

곰돌이 푸후
곰돌이 푸후
2020년 5월 6일 3:55 오후
게시글평점 :
     

유용한 정보 잘 활용하겠습니다.

쪼꼬송이
쪼꼬송이
2020년 7월 31일 4:37 오전
게시글평점 :
     

좋은 정보 공유해 주셔서 감사드립니다^^

yim****
yim****
2020년 9월 13일 4:39 오후
게시글평점 :
     

감사합니다

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