엑셀 매일 작성하는 문서, 초기화 기능으로 쉽게 관리하는 방법

이름정의범위 기능을 활용하여 매일 반복 작성하는 문서를 초기화 기능으로 쉽게 관리하는 방법을 기초부터 응용까지 단계별로 알아봅니다.

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엑셀 매일 작성하는 문서, 초기화 기능으로 쉽게 관리하기

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  • [엑셀프레소] 엑셀 문서 초기화 기능 사용 방법
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엑셀 특정 범위만 초기화하는 방법 (이름정의범위 활용)

이름정의범위를 활용하면 특정범위만 선택해서 손쉽게 초기화 할 수 있는데요. 방법이 아주 간단합니다. 🙂 단계별로 알아볼께요.

  1. 초기화 할 범위를 선택합니다. 키보드 Ctrl 키를 누른채로 마우스를 드래그하면 떨어져있는 여러 범위를 동시에 선택할 수 있습니다. 셀 선택방법에 대한 보다 자세한 설명은 아래 기초입문강의를 참고해주세요.

    엑셀 초기화 범위 선택
    초기화 할 범위를 선택합니다.

  2. 엑셀화면 왼쪽 상단 이름상자에 '초기화범위'라고 입력한 후, 엔터키를 입력하면 이름정의범위로 등록됩니다. ('초기화범위' 대신 다른 이름으로 설정하셔도 괜찮습니다.)

    엑셀 초기화 범위 이름정의범위 추가
    이름상자에 초기화 할 범위를 등록합니다.

  3. 키보드 F5키를 누르면 이동 대화상자가 나타나고, 우리가 방금 추가한 '초기화범위' 범위를 확인할 수 있습니다. 초기화범위를 더블클릭하면 해당 범위가 한번에 선택됩니다.

    이름정의범위 이동
    F5키를 눌러 이동대화상자를 실행한 뒤, 초기화범위로 이동합니다.

  4. 그 상태에서 키보드 Delete 키를 누르면 선택된 범위가 초기화 됩니다.

    이름정의범위 초기화
    Delete키를 누르면 선택된 범위가 초기화됩니다.

누락된 필드를 노란색으로 강조하기 (조건부서식 활용)

값을 초기화 할 때 한가지 주의해야 할 점은, 사용자가 초기화 된 범위의 값을 누락할 수 있다는 것인데요. 이런 문제점을 예방하기 위해, 조건부 서식을 이용하면 필수로 입력해야 할 필드가 비어있을 경우 노란색으로 강조할 수 있습니다.

  1. 필수로 입력해야 할 필드를 선택합니다. 예제파일 기준으로 C2, C5, H6 셀을 선택해주세요.

    필수입력필드 선택
    필수로 입력해야 될 필드를 선택합니다.

  2. [홈] - [조건부서식] - [새규칙] 으로 이동합니다.

    엑셀 조건부서식 새 규칙
    조건부서식 - 새 규칙으로 이동합니다.

  3. 새 서식 규칙 대화상자에서 '다음을 포함하는 셀만 서식 지정'을 선택한 뒤, 셀 값을 '빈 셀'로 변경합니다. 이후 [서식]으로 이동합니다.

    엑셀 빈 셀 강조 서식
    다음을 포함하는 셀만 서식 지정 - 빈 셀을 선택합니다.

  4. 셀 서식에서 채우기 색상을 노란색으로 변경합니다.

    채우기색상 변경
    서식에서 채우기 색상을 노란색으로 변경합니다.

  5. 확인을 눌러 마무리하면, 선택된 셀이 비어있을 때에만 노란색으로 강조되는 것을 확인할 수 있습니다.

    엑셀 빈 셀 강조
    필수 입력필드가 비어있을 경우 노란색으로 강조됩니다.

문서 초기화 자동화 매크로 만들기

위에서 알아본 이름정의범위를 활용하는 방법은 아주 편리하지만 한가지 제한사항이 있습니다. 바로 초기화 될 범위가 셀병합되어 있을 경우 오류메시지가 나올 수 있다는 것 인데요.

이 문제를 해결하기 위하여 매크로를 사용하면 더욱 편리하게 문서를 초기화 할 수 있습니다.

  1. 엑셀 화면 상단의 [개발도구] - [Visual Basic]을 클릭하거나 키보드 Alt + F11 키를 눌러 매크로 편집기를 실행합니다. 화면 상단에 개발도구가 안보이시는 분은 아래 개발도구 활성화 방법 포스트를 참고해주세요.

    개발도구 visual basic 이동
    개발도구 - Visual Basic을 클릭하여 매크로편집기를 실행합니다.

  2. 매크로 편집기의 [삽입] - [모듈]을 클릭하여 새로운 모듈을 추가합니다.

    매크로 모듈 삽입
    삽입 - 모듈로 새로운 모듈을 추가합니다.

  3. 새롭게 추가된 모듈 안에 아래 명령문을 복사하여 붙여넣기 합니다. (Range("초기화범위")) 에서 초기화범위는 실제 사용중인 시트에 추가된 이름정의범위로 변경합니다.
    Sub 초기화()
     
    Range("초기화범위").Select  'Select 하지 않을 경우 병합된 셀에서 오류가 발생합니다.
    Selection.ClearContents
     
    End Sub
  4. 시트로 이동한 뒤 아래와 같이 도형을 추가합니다.

    발주서 초기화 버튼 생성
    발주서 초기화 도형을 추가합니다.

  5. 도형을 우클릭한 뒤, [매크로 지정]으로 이동하면 우리가 방금 추가한 '초기화' 매크로가 있습니다. 초기화매크로를 선택한 뒤 [확인] 버튼을 눌러 매크로 지정을 완료합니다.

    엑셀 매크로 지정
    도형을 우클릭 - 매크로 지정에서 방금 등록한 매크로를 지정합니다.

  6. 이제 도형을 클릭하면 이름정의범위가 자동으로 초기화됩니다.

    엑셀 발주서 초기화 완료
    도형을 클릭하면 범위가 자동으로 초기화됩니다.

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아둥바둥
아둥바둥(@hg884hotmail-com)
2020년 12월 10일 12:26 오전
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다양한 곳에 쓰일 수 있을 것 같습니다. 유용한 강의 항상 감사드립니다!!

박정훈
박정훈
2020년 12월 10일 11:32 오전
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회사와서 적용해 봤는데 전 '1004'런타임 오류가 발생하였습니다. 'Range'메서드('_Global'개체의)에서 오류가 발생하였습니다. 이런 메세지가 뜨는데요 해결방법 좀~~~~

시원한바람
시원한바람(@no1cobrahanmail-net)
2020년 12월 10일 11:33 오전
게시글평점 :
     

회사와서 적용해 봤는데 전 '1004'런타임 오류가 발생하였습니다. 'Range'메서드('_Global'개체의)에서 오류가 발생하였습니다. 이런 메세지가 뜨는데요 해결방법 좀~~~~

잠신
잠신(@ohshin2naver-com)
2020년 12월 11일 12:21 오전
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알고 있는 기능을 이렇게 활용할 수 있는 것을 다시 한번 깨닫게 되네요 감사드립니다.

또치
또치(@korea1825naver-com)
2020년 12월 11일 12:34 오전
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부족하지만 따라하면서 조금씩 배워나가고 있습니다. 정말 감사합니다.

굴레악
굴레악(@stcold12gmail-com)
2020년 12월 11일 12:34 오전
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와 이렇게도 활용할 수 있군요.
입력이 잦은 문서 등에서 이름 정의 활용하면 비교적 번거로움을 덜 수 있겠어요.
또 하나 배워갑니다.
매크로도 간단하니 쏙쏙 들어오네요.

김광룡
김광룡
2020년 12월 11일 9:17 오전
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제가 초보라 잘몰라서 여쭙니다. 문서를 만들어 저장했더니 vb프로젝트 저장 할 수 없다고 나오네요... 어떻게 저장 해야 하나요?

절세미남
절세미남(@-4244)
2020년 12월 17일 5:18 오후
게시글평점 :
     

오빠두님을 만나고 엑셀의 신세계로 들어왔습니다. 영상 및 자료 잘 보고 있습니다. 본 자료에서 범위가 많아서인지 이름상자 설정 후 F5눌러 이동 선택하면 전부가 선택되지 않습니다.(일부만 선택됩니다.) 제가 뭘 잘못한건지;;; 아니면 범위가… 더보기 »

JINTIE
JINTIE(@jintie)
2021년 3월 11일 4:38 오전
게시글평점 :
     

안녕하세요. 강의 참 잘 하세요, 그런데 좀 물을것 있는데요? 이름정의를 "Range1"로 주고 매크로명령문을 아래과 같이 주었는데 오유메쎄지가 나오는 리유는 왜일가요?... Sub Format()   Range("Range1").Select 'Select 하지 않을 경우 병합된 셀에서… 더보기 »

JINTIE
JINTIE(@jintie)
2021년 3월 11일 4:41 오전
게시글평점 :
     

참 미안!
인사 못해 다시 인사!
계속 방조 바랍니다. 오빠두와 함께 열심히 배우는 JINTIE.

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